В офисах есть что-то, что привлекает бумажную работу. По какой-то причине просто кажется, что офис — это не совсем офис, пока не разбросаны все документы. Хотя это может быть традиционным признаком загруженного офиса, это определенно не признак хорошо организованного. Создание свободного от беспорядка офиса — это проект, который должен быть в списке дел любого действительно эффективного человека. Что ж, хватит откладывать этот проект и начни сегодня же. Вы будете поражены тем, насколько свободный от беспорядка офис действительно может помочь вашей работе.

Уменьшите объем чтения. * Чтобы действительно начать создавать свободный от беспорядка офис, вам нужно сначала уменьшить объем чтения, который вам нужно сделать. Возможно, вам не удастся полностью избавиться от этого, но, уменьшив количество чтения, которое вам нужно делать каждый день, вы можете избавиться от большого количества беспорядка.

Это означает, что вместо того, чтобы иметь дело с множеством незакрепленных бумаг, документов и других физических предметов, попробуйте использовать электронную почту и другие электронные источники как можно чаще.

Вам действительно нужно распечатать? * В следующий раз, когда вы собираетесь что-то напечатать, найдите время и подумайте, действительно ли вам нужно это распечатать. Прежде чем без необходимости распечатывать документы, электронные письма, заметки и веб-страницы, убедитесь, что они вам действительно нужны. Не только то, что вы этого хотите, но и реальная физическая потребность в этом конкретном документе.

Если нет, не распечатывайте. Распечатка ненужных документов не только увеличивает вероятность беспорядка, но также приводит к потере ресурсов и денег.

Держитесь за то, что вам нужно. * Держитесь только за то, что вам действительно нужно. Это означает, что вам нужно создать некую систему, которая поможет вам определить, как долго вам нужно хранить последнюю записку от вашего начальника. Некоторые документы, которые вы должны хранить в течение неопределенного времени, например, любые финансовые отчеты, корпоративные документы или даже контракты. Однако некоторые документы (например, аннулированные чеки, заказы на поставку, ежемесячные финансовые отчеты и т. Д.) Следует хранить только в течение трех-шести лет.

Избавьтесь от того, что вам не нужно. * Еще один отличный способ начать создавать офис без беспорядка — это начать избавляться от вещей, которые вам не нужны. Если вам не нужно удерживать эту записку, настраивая предварительную встречу, чтобы подготовиться к встрече, тогда избавьтесь от нее. Если у вас есть оборудование, которое вы не используете или в котором нет необходимости, избавьтесь от него.

И наоборот, если вам все еще нужны определенные документы, подумайте о том, чтобы хранить их вне офиса, чтобы освободить текущее рабочее пространство.