Вы устали осматривать свой офис и видеть только стопки бумаг, переполненные картотеки и потерянные счета-фактуры?

Если да, то вы можете что-то сделать, чтобы помочь навести порядок в хаосе. Все, что вам нужно сделать, это отказаться от бумаги. Создание безбумажного офиса, хоть и довольно длительный процесс, не так уж и сложно. Все, что вам нужно сделать, это проявить немного творчества, проявить немного настойчивости и следовать этим рекомендациям.

Это требует времени. Прежде чем приступить к созданию безбумажного офиса, нужно сначала понять, что это процесс. Как процесс, это требует времени. Это не то, что можно сделать за один день. В зависимости от размера вашего офиса и того, сколько времени вы ему уделяете, это проект, который может занять до месяца или больше. По этой причине начните с небольших шагов и завершите одну часть общего проекта, прежде чем переходить к следующей. По возможности используйте PDF-файлы. Когда вы получаете почту, счета-фактуры, счета или другие бумажные документы, которые необходимо сохранить, отсканируйте их в файл PDF. Эти файлы сохранят цифровую копию оригинала, что устраняет необходимость в бумажной копии для ваших файлов и позволит вам распечатать другую, если вы сочтете это необходимым. Лучше всего конвертировать почту в PDF, как только она приходит, и возвращаться к своим файлам, насколько это возможно. Сбросьте факс. В Интернете есть службы, которые можно использовать для отправки и получения факсов. Это избавит вас от необходимости распечатывать элементы, только для повторного сохранения в формате PDF. Кроме того, эти услуги позволяют отправлять и получать факсы прямо с вашего компьютера, что увеличивает вашу общую эффективность. Счет онлайн. Если вы делаете или получаете какие-либо платежи (как это делает большинство предприятий), то почему бы не выполнять как можно большую часть работы в Интернете? Этот процесс сэкономит вам время на необходимость бежать в банк, а также поможет ускорить процесс выставления счетов, предотвратить потерю счетов и т. Д. Сделайте резервную копию всего. Каждый раз, когда вы начинаете отказываться от бумаги, вы должны быть уверены, что все сделали резервную копию. Если это вообще возможно, вы должны делать резервные копии всего ежедневно. Используйте такие элементы, как внешние жесткие диски, компакт-диски, DVD-диски или какой-либо другой процесс для резервного копирования данных. Это важно просто потому, что это поможет вам избежать потери всех ваших данных в случае, если произойдет что-то неприятное.