Цифровая архивация похожа на архивирование бумажных копий в том смысле, что и то, и другое требует практического, хорошо названного регулярного внимания. Точно так же, как розыгрыш картотеки может стать неорганизованным, невозможно найти бесполезное место, ваша файловая система на вашем компьютере может стать еще хуже. Следующие параграфы помогут вам организовать ваш жесткий диск в аккуратный, практичный и простой в использовании накопитель. Начните с ознакомления с существующими у вас файловыми системами. Если вы даете неописательные имена файлам и папкам, вам нужно очень хорошо запоминать, что вы назвали конкретным файлом и в какую папку вы его поместили. Независимо от того, используете ли вы числовую или буквенную систему файлов, ясные имена файлов имеют важное значение.

Вот несколько советов, которые помогут вам создать логичную, легкую для понимания, удобную в управлении и, следовательно, экономящую время систему:

Создайте логическую структуру. * Ваши «Документы» или «Мои документы»

Папка, в которой большинство программ Windows создают ваши личные файлы. Мы предлагаем вам сначала на бумаге отобразить структуру для ваших личных или деловых нужд. Определитесь с необходимыми категориями и подкатегориями. Windows 7 автоматически индексирует файлы и папки в папке «Документы».

Если вы создаете папки в других местах на жестком диске, не забудьте проиндексировать их в Windows. Это позволяет легко найти любой документ или папку за секунды.

Присвоение имени файлу или папке. * Файлы и папки должны быть названы в соответствии с темой, например «Новые клиенты», «Персонал по продажам», «Новые заказы» и т. Д. Это позволит вам позже легко найти конкретную папку или файл, который вам нужен или нужен.

Папки резервного копирования. * Не рекомендуется создавать резервные копии папок на жестком диске, поскольку диск может быть поврежден и все ваши резервные копии будут потеряны.

Хранение резервных копий на флешке также не является хорошей идеей, поскольку флешку можно легко потерять или повредить, пока вы носите ее с собой в сумке. Резервные копии следует хранить на компакт-диске или DVD-диске и запереть в надежном месте. Нет смысла класть диски с резервными копиями в ящик стола или открытую полку.

В заключение, если вы хотите создать жизнеспособную и простую в использовании цифровую файловую систему, следуйте логической структуре Windows 7. Используйте библиотечную систему Windows 7 для индексации всех ваших файлов для облегчения доступа и убедитесь, что у вас есть папки и файлы. логически названный. Никогда не забывайте делать резервные копии всех ваших документов, файлов и папок, чтобы даже в случае проблем с компьютером вы могли получить доступ к файлам.

Наслаждайтесь своей цифровой файловой системой.