Если вы ищете способ снизить затраты на материалы и повысить эффективность работы в офисе, то электронные системы хранения документов — отличный способ начать это делать. Однако для того, чтобы максимально использовать возможности вашей электронной системы подачи документов, вам необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций. Изучая эти рекомендации, имейте в виду, что они на самом деле являются всего лишь рекомендациями, и поэтому их следует модифицировать в соответствии с вашими уникальными потребностями.

Кто использует электронную регистрацию? Электронная подача документов популярна среди многих компаний и правительств. Например, многие правительства разрешают плательщикам подоходного налога размещать свою информацию в Интернете, поскольку это экономит время и деньги. Адвокаты имеют онлайн-доступ к базам данных дел, поправкам и изменениям в законодательстве, а также к обмену информацией между офисами одной и той же фирмы в разных городах. Крупные предприятия с офисами в одном здании или в разных филиалах могут получить доступ к общим файлам в сети.

Библиотекари считают электронную регистрацию более точной, поскольку они могут контролировать выдающиеся книги и новые поступления в библиотеку. Сотрудники, которые делятся информацией, экономят время, поскольку пользователям больше не нужно искать среди множества нерелевантных бумажных документов, которые необходимо физически вернуть на полки и в картотеки.

Как создать электронный картотечный шкаф

  1. Купите хороший сканер, позволяющий конвертировать физические документы в электронные файлы.

  2. Соберите все квитанции и любые другие предметы, которые должны быть в картотеке. Разложите эти предметы по стопкам, чтобы знать, какие предметы нужно сканировать и сохранять в своей электронной системе хранения. Подумайте о том, как бы вы физически создали файловую систему при разделении документов.

Это сэкономит время и сэкономит нервы позже, когда вы создадите файловую систему.

  1. 3. Определитесь с типом системы, которую вы собираетесь использовать. Будут ли ваши файлы в алфавитном или цифровом порядке. Помните, что последовательность важна для того, чтобы файловая система была удобной для пользователя и простой в обслуживании.

  2. Создайте новую папку с логическим именем. Коды в качестве имен файлов могут сбивать с толку, если нет никаких подсказок к его содержимому.

  3. 5. Таким же образом создайте подпапки. Логически построенная файловая система экономит время и нервы.

  4. 6. Регулярное резервное копирование необходимо для предотвращения потери информации. Купите для этой цели внешний жесткий диск и храните его в пожаробезопасном сейфе.

Особое внимание следует уделить защите от сбоев компьютера и несанкционированного доступа. Если к файлам обращаются различные подразделения бизнеса, следует проявлять осторожность при распределении прав доступа в отношении кадровых записей, финансовых отчетов и отчетов, а также другой конфиденциальной информации.