Независимо от того, являетесь ли вы руководителем, помощником руководителя или просто обычным Джо, электронная почта — это факт жизни. С постоянно растущим объемом электронной почты, которую мы получаем каждый день и от которой зависим, чтобы иметь возможность работать на нашей работе, становится необходимостью иметь какой-то тип файловой системы. Как и в случае с любой другой бумажной файловой системой, электронная почта в значительной степени является делом личного вкуса. Вот несколько идей, которые помогут вам избавиться от захламленного почтового ящика.

В почтовой программе:

В вашей почтовой программе (будь то Microsoft Outlook или какое-то другое приложение) вам нужно начать с раздела «Архивные папки». Когда вы найдете этот раздел, создайте специальный файл для элемента, который вы хотите сохранить. Отметьте этот файл именем отправителя или, если вы будете получать огромное количество писем по определенной теме, пометьте файл с именем этой темы. Когда закончите с электронным письмом, просто сохраните его в этот архивный файл. Перебрать файл и найти его очень легко. Вы даже можете использовать инструмент поиска для поиска определенных фраз и так далее.

С помощью этого метода, даже если у вас есть несколько сотен разных писем в каждом файле, вы все равно сможете найти все, что вам нужно, всего за несколько минут. Пример этой иерархии, если вам довелось работать в юридической конторе, может выглядеть следующим образом (от самого широкого до конкретного):

Декреты о разводе — 2012 Джеймс, Натан — Термостат счетов-фактур Acme Furnace * Джеймс, Натан

В разделе «Мои документы»:

В разделе «Мои документы» своего компьютера вы можете сделать то же самое, что и в своей почтовой системе. Все, что вам действительно нужно сделать, это сохранить соответствующую информацию, используя основные файлы, а затем назвать папки в них для облегчения распознавания. Пример этого, переход от самого широкого к наиболее конкретному, будет выглядеть следующим образом:

2012 — Счета компании Acme Furnace * Новый термостат

Или вот так:

Декреты о разводе 2012 г. Джеймс, Натан — Окружной суд * Декрет о разводе — Nathan v. Jones

Используя эти методы, вы будете буквально использовать свой компьютер и систему электронной почты в качестве картотеки, что значительно упростит поиск информации. Однако имейте в виду, что легче рассортировать письма по темам, поэтому, начав, продолжайте, пока не закончите.

Если вы остановитесь и вернетесь к нему позже, вам будет сложнее и запутать вас при поиске информации, которая вам понадобится позже.