Услуги по подаче документов — это нишевая отрасль, которая может помочь предоставить жизненно важные услуги практически для любого вообразимого бизнеса. Среди множества услуг, которые они могут предоставить, эти услуги могут прийти и создать на месте полный сервис для вашего бизнеса, хранить старые документы, утилизировать старые документы и многие другие виды услуг.

Поскольку в этих компаниях доступно огромное количество различных услуг, проблема заключается в том, чтобы принять решение, какой из них использовать. Вот несколько тем, о которых вам нужно помнить при выборе файловой службы для вашей компании. Каждая из этих тем будет посвящена отдельному аспекту отрасли, который необходимо учитывать при собеседовании с сервисом.

Коммуникация. * При собеседовании с вашей потенциальной регистрационной службой помните, насколько легко связаться с этой службой. Есть ли у них обслуживающий персонал, работающий 24 часа в сутки, семь дней в неделю, с которым вы можете связаться, если у вас возникнут вопросы? Насколько доступен ваш сервисный представитель? Насколько вероятно, что представитель компании свяжется с вами, если с его стороны возникнут проблемы?

Опции. * Какие варианты предлагает эта компания?

Придут ли они на ваш сайт и действительно помогут организовать вашу файловую систему? Предлагают ли они возможность хранить ваши документы в физическом месте? Предоставляют ли они вам возможность получить доступ к своим файлам в цифровом виде? Как долго они будут хранить ваши документы? Предлагает ли услуга средства для безопасного и конфиденциального уничтожения любых документов, которые больше не нужны?

Репутация. * Какова репутация компании, которую вы собираетесь использовать? Позвоните некоторым из их клиентов, если эта информация является общедоступной, и спросите их, что они думают. Кроме того, обратитесь в местное бюро Better Business Bureau, чтобы узнать, есть ли какие-либо жалобы и какие жалобы они есть в отношении компании.

Услуги. * Есть ли у компании централизованный объект, которым они пользуются? ИЛИ они конвертируют все документы в цифровой формат? Если они конвертируют все документы в цифровой формат, то что они делают с оригиналами? Если есть централизованный объект, можно ли к нему получить доступ, когда вам нужно?

Безопасность. * Какие функции безопасности предлагает компания?

Ведь речь идет именно о ваших бумагах и документах.

Стоимость. * Какова будет общая стоимость услуги? Они выставляют счет ежемесячно или ежегодно? Стоит ли стоимость предлагаемых услуг?