Вне зависимости от того, находитесь ли вы в офисе, школе или дома, в какой-то момент вашей жизни вам нужно будет подавать документы, выписки, счета и другие документы. Часто этот навык используется несколько раз в день. Таким образом, действительно невозможно подчеркнуть, насколько важным может быть поиск работоспособных решений для хранения документов. Фактически, всегда полезно иметь возможность предложить несколько различных решений для любой конкретной проблемы.

Таким образом, у вас будет гибкость, которая часто требуется для роста и расширения на рабочем месте, а также для поиска дополнительного места в доме.

Если вы новичок в файловых системах, вот список наиболее распространенных типов, а также краткое описание того, как они используются.

По алфавиту *. Та же система используется для телефонных справочников. Если у вас большая файловая база данных, вам необходимо разрешить программе выполнять сортировку, поскольку это может стать утомительным, если необходимо организовать ее по другим критериям, таким как имя, день рождения, род занятий и т. Д.

Цифровая архивация. * Ускоряет поиск файла. Однако будьте осторожны, если у вас нет правильного номера файла, может потребоваться больше времени, чтобы найти файл, сохраненный по второму критерию. С другой стороны, это обеспечивает определенную степень конфиденциальности, так как имя владельца записи можно увидеть только после открытия файла.

Географический. * Сортировка файлов по стране, городу, почтовому индексу и т. Д. Это идеально подходит для туристических агентств.

Тема. * Это зависит от того, сколько предметов и под-предметов у вас есть.

Поиск слишком большого количества предметов может занять больше времени, если вы не полностью знакомы с различными отделами и подразделениями компании. Это сложная система как в создании, так и в обслуживании, поскольку предметы должны быть описательными, если вы хотите быстро найти файл.

Хронологический *. Сортирован по дате и идеально подходит для выписок, проверки заказов и доставок и т. Д. Не рекомендуется для файлов клиентов.

Цветовое кодирование *. Популярно для немедленного определения групп файлов. Красный — для высокого приоритета, зеленый — для постоянных клиентов, синий — для ожидающих файлов и т. Д. Убедитесь, что вы используете правильный принтер, если вы используете это конкретное решение для хранения файлов. Причина этого довольно проста в том, что цветная печать часто бывает довольно дорогой. Разумно используя всего несколько цветов, можно сэкономить деньги и чернила для принтера. Имейте в виду, что хотя струйные принтеры дешевле, они больше расходуют чернила (и, следовательно, в конечном итоге более дорогие). Лазерные принтеры, наоборот, дороже, но требуют меньше чернил и, таким образом, продлевают срок службы того, чем вы пользуетесь.