Несмотря на то, что существуют все виды записей и они могут иметь множество разных форматов, будут некоторые общие правила, которые будут применяться к каждой из них. Таким образом, важно, чтобы вы нашли время, чтобы выбрать систему хранения, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям, прежде чем вы начнете систематизировать свои записи. Вот несколько кратких описаний различных типов файловых систем, из которых вы можете выбрать, и краткое определение каждой из них.

По алфавиту *. Организует имена или предметы по буквам алфавита.

Буквенно-цифровой *. Хранит файлы в алфавитном и цифровом порядке.

Хранение по темам. * Они используются для небольшого количества файлов. Вскоре возникнут проблемы с появлением множества тем, поскольку для поиска файлов потребуется система индекса.

Географические системы. * Вы можете использовать страну в качестве папки верхнего уровня, город для первой подкатегории и гостиницы в качестве третьей группы в иерархии.

Цифровая классификация. * Используйте числа для упорядочивания файлов. В прямой системе счисления файлы нумеруются последовательно. Хотя числовые файловые системы просты в использовании и расширяются, это может вызвать проблемы, поскольку пользователю необходимо знать точный номер файла, который он хочет получить.

Хронологические системы. * Упорядочивайте файлы по дате. Переписка обычно оформляется в хронологической системе. Например, файл с именем «nancy20100522» содержит имя человека и дату переписки. Такой файл можно поместить в подпапку с именем client_ payments.

Но как определить, какая система подходит для вашего офиса? Чтобы определить, какая система подходит для записей офиса, необходимо ответить на четыре вопроса. Эти вопросы перечислены ниже, а также дано краткое объяснение вопроса. Ответ на каждый вопрос будет зависеть от вас.

Как используются или извлекаются записи? * Типы записей и обычный метод поиска могут определять систему хранения документов.

Сколько записей у вас есть? * Если количество записей ограничено, вы обычно можете использовать алфавитную систему хранения. Для больших объемов записей обычно требуются цифровые или буквенно-цифровые системы.

Насколько велик офис или агентство? * Крупные агентства, особенно с несколькими филиалами, могут использовать буквенно-цифровую централизованную систему хранения документов, чтобы обеспечить единообразие практики подачи документов во всем агентстве.

В более крупных агентствах больше людей регистрируют и извлекают записи, а это означает, что для быстрого и легкого поиска потребуется логическая и постоянная система.

Кто использует записи? * При выборе файловой системы необходимо учитывать потребности людей, занимающихся хранением и поиском записей. Вместе с этим требованием файлы должны иметь логическое имя, чтобы избежать путаницы.