Организация документов, хотя и довольно простая задача, требует времени. Поэтому перед тем, как начать, убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы правильно выполнить работу. Следуйте этим простым пошаговым инструкциям, и у вас не будет проблем с тем, чтобы снова взять под контроль свои неистовые документы.

  1. Собери. Начните организовывать, собрав все документы, бумаги и письма, которые могут вам понадобиться, в одном месте. В конце концов, будет намного проще организовать ваши документы, если они все будут в одной комнате, где они будут у вас под рукой. Собрав всю документацию, возьмите мусорное ведро или несколько мешков для мусора, чтобы можно было выбросить все документы, которые вам больше не нужны.

  2. Отдельно. Просмотрите все свои документы и разделите их на отдельные стопки и группы для последующего хранения. Что касается деловых документов, лучше хранить такие вещи, как налоговые декларации, отдельно от ежемесячных счетов, заработной платы и т. Д. Семейная документация может быть разделена на разные стопки в зависимости от личности и важности документации. Примером этого может быть размещение всех ваших свидетельств о рождении в одной стопке, паспортов в другой и писем, которые вы хотите хранить в другой. Хотя это всего лишь предложения, лучший способ разделить документы — это использовать тот метод, который вам больше всего подходит.

  3. Отменить. При просмотре документов обращайте особое внимание на то, что может оказаться посторонним или ненужным. Все, что вам не нужно, следует выбросить. Если он у вас под рукой, вы должны использовать измельчитель, чтобы правильно избавиться от любой конфиденциальной информации, например, налоговых деклараций старше семи лет или просроченных водительских прав.

  4. Система. Пришло время приступить к реализации вашей системы. Вы можете выбирать из множества различных систем хранения. Одна из вещей, которые вам абсолютно необходимы, — это шкаф для хранения документов. Некоторые примеры систем, которые вы можете использовать для организации ваших документов, — это сортировка всего в алфавитном порядке по теме, по человеку или даже в хронологическом порядке. Одна из настоятельных рекомендаций — хранить все жизненно важные документы (например, свидетельства о рождении, документы или паспорта) в несгораемом сейфе или сейфе.

  5. Поддерживать. После того, как вы запустили свою организационную систему, вам необходимо ее поддерживать. Если вы этого не сделаете, вам придется повторить процесс снова через несколько месяцев.