Часто люди думают, что систематизация бумажных файлов — задача, которой следует опасаться. В конце концов, кто действительно хочет быть взаперти, разбирая скучные старые документы, которые вам действительно больше не нужны. То есть до того дня, когда им понадобится найти свидетельство о рождении Джуниора, и они не могут вспомнить, где в последний раз видели его. Что ж, вместо того, чтобы ждать до последней минуты, нервничать и паниковать из-за того, что вы не можете сразу найти именно то, что ищете, найдите время, чтобы систематизировать свои бумажные файлы. Вы обнаружите, что это на удивление легко.

Выделите время. * Организация бумажных файлов займет некоторое время. На самом деле это часто занимает много времени. Чтобы быть уверенным, что работа сделана правильно с первого раза и что вы ничего не потеряете, убедитесь, что вы выделяете несколько часов на один уик-энд или даже все выходные, когда вы ничего не делаете, кроме организации. Таким образом, у вас не будет такой вероятности, что вам нужно будет прекратить то, что вы делаете, потерять ход мыслей и забыть, куда вы положили лицензию на брак.

Приобретите подходящие расходные материалы. * Одним из ключевых элементов организации бумажных файлов является наличие необходимых расходных материалов. В этом случае обычно подразумеваются такие вещи, как папки, скрепки, скрепки, этикетки и какое-то устройство хранения, такое как картотечный шкаф. Все чаще создание цифровых копий ваших бумажных файлов становится все более популярным, хотя бы из-за простоты доступа и размера. Если вы думаете об этом, вам также понадобится компьютер и сканер.

Создайте систему. * Организация ваших бумажных файлов означает, что вам необходимо создать файловую систему. Хотя всем может нравиться, чтобы их система могла использовать все остальные, на самом деле есть только один человек, который действительно должен знать, как ее использовать, и это вы. Какую бы систему вы ни выбрали, если вы знаете, как ее использовать, она будет работать нормально. Одна из идей — создать большую «тематическую» папку с меньшими «подтемными» папками, включенными в нее. Например, вы можете создать папку или полку в шкафу для хранения с надписью «Финансовая информация» и небольшие папки, которые разбиты членами вашей семьи, и тем более по годам и месяцам.

Поддерживайте систему. * После того, как вы отсортировали всю свою информацию и внедрили систему, которую вы разработали, вам необходимо поддерживать ее. Без надлежащего обслуживания вы рискуете потерять свои бумажные файлы и, по крайней мере, получить беспорядок, который необходимо реорганизовать. Избавьте себя от длительных хлопот, выполняя работу на ходу.