Организация квитанций — важный инструмент не только для понимания офисных финансов, но и для всей финансовой работы в целом. В конце концов, какой лучший способ узнать, куда уходят ваши деньги? Однако, если вы не найдете время, чтобы сесть и систематизировать свои квитанции, у вас будет огромный беспорядок как в финансовом, так и в физическом плане. Чтобы получить максимальный эффект от ваших чеков, вы должны начать организовывать чеки двумя различными способами. Первый способ — это создание системы бумажных документов; второй — с помощью электронной системы. Эти две системы подробно описаны здесь.

Бумажная система.

Начните систематизировать свои квитанции с установки висящей файловой системы. Возьмите три висячие папки и пометьте их «Текущий месяц», «Прошлый месяц» и «Архивы». Рядом с каждой из этих больших папок поместите несколько небольших папок, которые вы можете пометить в соответствии с категорией. Например, у вас могут быть предметы «Еда, Газ, Жилье, Развлечения и т. Д.». Когда вы вернетесь домой, поместите каждую квитанцию ​​в соответствующую папку. Когда вы вводите данные из квитанций в свою электронную систему, поставьте на них небольшую галочку, чтобы не запутаться.

По крайней мере, один раз в месяц, обычно когда вы начинаете планировать бюджет на следующий месяц, вводите данные из квитанций в вашу электронную систему.

После того, как вы сбалансировали свою чековую книжку, а также спланировали бюджет на следующий месяц, просто переместите папку «Текущий месяц» в папку: «Последний месяц», а затем папку за предыдущий последний месяц можно будет поместить в архивы. Держитесь за папки архивов и используйте их, чтобы помочь вам с вашими налогами. Если у вас есть какие-либо вопросы о расходах, вы можете обратиться к бумажной квитанции и получить разъяснения.

Электронная система.

Компьютерные программы, такие как Excel и Quicken, прекрасно подходят для системы упорядочивания электронных чеков. Как правило, вам нужно настроить свою электронную систему таким образом, чтобы вы могли отслеживать свои расходы и квитанции. Например, вы должны разделить свои расходы на три раздела, а также создать еще один раздел для своих доходов. Три раздела расходов должны иметь заголовки Фиксированные, Переменные и Полупеременные.

В трех разделах вы должны ввести информацию, относящуюся к каждой категории. Например, вы можете ввести платежи по ипотеке и за автомобиль в раздел «Фиксированные»; расходы на еду и газ перейдут в раздел «Переменные»; такие элементы, как телефонные счета и счета за электроэнергию, которые могут меняться от месяца к месяцу (хотя обычно не очень сильно), будут помещены в раздел с полупеременными. Это позволит вам быстро и легко определить, какова средняя сумма, которую вы платите каждый месяц, и быстро составить бюджет. Сравните эти цифры с тем, что вы вводите в свою папку доходов, и у вас не будет проблем с определением своего финансового положения.