Вы когда-нибудь замечали, как некоторые люди нервничают при организации встречи? По какой-то причине, когда многие люди слышат, что они ответственны за предстоящую встречу, вскоре возникает паника. Организация встречи не должна быть настолько сложной или вызывающей панику, как многие думают. Если вы обнаружите, что отвечаете за предстоящую встречу, вместо паники используйте эти рекомендации, чтобы убедиться, что встреча организована правильно. Изучая рекомендации, вы заметите, что подавляющее большинство из них на самом деле не более чем здравый смысл.

Кому там нужно быть? Составьте список всех, кто должен присутствовать на вашей встрече, а также всех помощников, которые у них могут быть. Начните составлять этот список за пару недель (если возможно) до встречи. Это даст вам достаточно времени, чтобы убедиться, что все, кто должен присутствовать на встрече, будет, а также позволит вам перенести встречу, если ключевые люди не могут быть там. Что будет обсуждаться на встрече? Когда у вас есть встречи, для этого обычно должна быть какая-то причина. Решите, о чем будет основная тема встречи и что каждый человек внесет в нее. Любой, кто будет участвовать в собрании, должен как можно скорее узнать, за что он отвечает, чтобы подготовиться. Когда состоится встреча? Выберите дату через пару недель и выберите это как примерное время встречи. Это даст вам достаточно времени, чтобы связаться со всеми участниками, и позволит им очистить свой график. В случае, если основные люди не могут присутствовать в это время, это также позволит вам выбрать другое время для встречи. Где будет проходить встреча? Глядя на то, где вы собираетесь провести встречу, выберите место, которое будет взаимоприемлемым для всех участников. Выберите место, в котором будут ресурсы, комната и атмосфера, которые вы ищете на встрече, а затем зарезервируйте его на время встречи. Подтвердите со всеми (и их помощником). Как только вы проработаете все остальные основные факторы, подтвердите всем, что они будут присутствовать. Не только согласовывайтесь с основными людьми, которые присутствуют на встрече, но и их помощниками. Это будет работать как резервная система безопасности и ограничит возможность недопонимания. **