Нет ничего необычного в том, чтобы иметь список имен в документе, а затем необходимо отсортировать эти имена. Однако формат, в котором появляются имена, может быть надоедливым. Например, если имена расположены в порядке ПОСЛЕДНИЙ, ПОСЛЕДНИЙ, то отсортировать их может быть сложнее, чем если бы они были в порядке ПОСЛЕДНИЙ, ПЕРВЫЙ. Однако есть несколько способов выполнить эту задачу. Один из способов — использовать таблицы. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие общие шаги:

  1. Преобразуйте текст в таблицу, используя пробел между именем и фамилией в качестве разделителя между столбцами.

  2. Отсортируйте имена по второму столбцу, который содержит фамилию.

  3. Преобразуйте таблицу обратно в текст.

Этот процесс может показаться сложным, но он может выполняться очень быстро и позволяет легко увидеть, что Word делает во время сортировки.

Другой подход, который не требует возиться с таблицами, — просто отсортировать текст по словам. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Убедитесь, что имена в вашем документе расположены так, чтобы в каждом абзаце было только одно лицо.

  2. Выделите все абзацы, содержащие имена.

  3. Выберите опцию Сортировка в меню Таблица. Word отображает диалоговое окно «Сортировка текста». (См. Рис. 1.)

  4. Щелкните Параметры. Word отображает диалоговое окно «Параметры сортировки». (См. Рис. 2.)

  5. Выберите вариант «Другое».

  6. Сотрите все, что находится в поле справа от «Другое», заменив его одним пробелом. (Вы говорите Word, что хотите рассматривать пробелы как точку разделения между полями сортировки.)

  7. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры сортировки.

  8. Используйте раскрывающиеся списки Сортировать по, чтобы указать слово, по которому нужно выполнить сортировку. Например, если вы хотите отсортировать по фамилии (слову после первого пробела), вы должны выбрать Слово 2 в раскрывающемся списке Сортировать по.

  9. Нажмите ОК, чтобы отсортировать имена.

Вы должны отметить, что этот подход работает должным образом только в зависимости от конструкции имен в вашем списке. Если для каждого человека есть только имя и фамилия, тогда сортировка работает нормально. Он также будет работать нормально, если для каждого человека есть имя, отчество и фамилия — с той лишь разницей, что вы выберете Слово 3 на шаге 8. Однако возникают проблемы, если есть два имени для некоторых людей и три. для других. В этих случаях даже упомянутый выше подход преобразования в таблицу не будет работать должным образом. В этом случае вы должны сделать что-то, чтобы Word обрабатывал имя и отчество, как если бы они были одним словом; например, разделив их неразрывным пробелом.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1563) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Alphabetizing_By_Last_Name [в алфавитном порядке по фамилии].