Джон работал над набором спецификаций строительного контракта (50-75 документов, напечатанных как один пакет). Нижний колонтитул каждого документа должен содержать одно и то же описание проекта и название проекта.

Итак, Джон сделал запись автотекста для описания и заголовка.

Однако он обнаружил, что действие автотекста в разных документах отличалось, когда попытался использовать его в нижних колонтитулах.

Иногда Джон получал нормальное поведение автотекста (введите первые четыре символа имени автотекста, и он получит всплывающее окно с предложением вставить запись автотекста, если он нажмет Enter). Иногда он не мог получить всплывающее окно, но если он нажимал F3, Word вставлял запись автотекста. В других случаях, когда он нажимал F3, Word говорил, что введенное им имя не является допустимым именем автотекста.

Есть несколько вещей, которые вы можете проверить. Во-первых, вы должны проверить, где вы разместили запись автотекста. Записи автотекста чаще всего хранятся в шаблоне Normal.dot, но их можно сохранить практически в любом шаблоне. Если вы на самом деле сохранили запись в шаблоне, отличном от Normal.dot, и некоторые из ваших документов спецификации не используют этот другой шаблон, то записи автотекста там не будет.

Если вы сохранили запись автотекста в другом шаблоне, вам следует проверить, есть ли конфликтующая запись в шаблоне Normal.dot.

Если возникает конфликт — возможно, две записи, которые очень близки по написанию, — тогда Автотекст может запутаться в том, какую запись следует отображать.

Вы можете увидеть, какие записи автотекста содержатся в каких шаблонах, используя вкладку «Автотекст» диалогового окна «Автозамена». (Выберите «Вставить | Автотекст | Автотекст».) Вы также можете использовать Организатор для управления записями автотекста в различных шаблонах.

Если вы по-прежнему сталкиваетесь с проблемами с записью автотекста, вы можете отказаться от него полностью и использовать другой способ для достижения единообразия в нижних колонтитулах. Вы можете сделать это, поместив нужный текст в нижний колонтитул в текстовый файл, а затем используя поля для включения его в нижний колонтитул. Выполните следующие общие шаги:

  1. Вне Word создайте текстовый файл (с помощью Блокнота или другого текстового редактора), содержащий текст, который вы хотите включить в нижний колонтитул.

  2. Внутри Word отобразите нижний колонтитул и поместите точку вставки там, где вы хотите, чтобы текст отображался.

  3. Выберите «Поле» в меню «Вставка». Word отображает диалоговое окно «Поле».

  4. Убедитесь, что для элемента управления «Категории» установлено значение «Все», чтобы в диалоговом окне были перечислены все поля.

  5. В списке полей выберите IncludeText. Параметры в правой части диалогового окна изменяются в зависимости от вашего выбора.

  6. В поле «Имя файла» или «URL-адрес» введите полный путь и имя текстового файла, созданного на шаге 1.

  7. Щелкните ОК.

Вот и все. Вы добавили текст в нижний колонтитул. Вы можете изменить текст во всех своих документах, просто изменив его в текстовом файле. Если Word настроен на обновление при каждой печати, поле в нижнем колонтитуле обновляется (текстовый файл загружается заново) при каждой печати.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (367) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.