Функция отслеживания изменений в Word очень удобна, если вы хотите отслеживать, кто какие изменения вносит в документ. Эта функция позволяет легко увидеть изменения, а также имя человека, который внес изменения.

В некоторых офисных ситуациях вы можете захотеть, чтобы изменения выполнялись несколькими людьми, но чтобы эти изменения отображались в документе так, как если бы они были сделаны одним человеком. Например, начальник может внести некоторые изменения в документ, а затем передать помеченную копию распечатанного документа помощнику, чтобы он внес дополнительные изменения. Вместо того, чтобы эти другие изменения отображались так, как если бы они были сделаны помощником, вы, вероятно, захотите, чтобы они отображались как сделанные начальником. (В этом есть смысл — с самого начала это были изменения босса; кто-то другой только что их ввел.)

В Word это можно сделать двумя способами. Самый очевидный способ — ассистент внесет изменения с помощью компьютера босса. Однако это может оказаться непрактичным, поскольку начальник может не желать, чтобы его или ее компьютер использовался кем-либо еще, или компьютер начальника может быть портативным, который путешествует с начальником.

Это приводит к другому подходу — притвориться боссом. Если в Word включена функция «Отслеживать изменения», имя пользователя сохраняется при каждом изменении, внесенном в документ. Это имя взято из имени и инициалов, установленных вами в Word. (Это делается на вкладке «Информация о пользователе» диалогового окна «Параметры».)

Если вы хотите притвориться боссом, чтобы ваши правки отображались как правки босса, просто измените имя и инициалы, чтобы они соответствовали тому, что есть в системе босса. Информация должна точно совпадать, иначе Word все равно будет считать ваши правки отличными от исходных правок начальника.

Полезный способ убедиться, что вы получаете все то же самое, — выполнить следующие действия на компьютере босса:

  1. Выберите «Параметры» в меню «Инструменты». Word отображает диалоговое окно «Параметры».

  2. Убедитесь, что выбрана вкладка «Информация о пользователе». (См. Рис. 1.)

  3. Нажмите Alt + Print Screen. Это копирует изображение диалогового окна в буфер обмена.

  4. Создайте новый пустой документ.

  5. Нажмите Ctrl + V. Вы должны увидеть изображение диалогового окна в документе.

  6. Распечатайте документ.

Теперь у вас есть распечатка того, как выглядит пользовательская информация начальника, что означает, что вы можете точно сопоставить ее в своей системе.

Вы должны знать, что информация на вкладке «Информация о пользователе» используется не только для отслеживания изменений. Он используется и в других местах. Например, он отображается в свойствах файла, связанных с файлом, а также при вставке комментариев. Он также отображается в виде результатов для различных кодов полей. Таким образом, рекомендуется изменить вкладку «Информация о пользователе» только тогда, когда вы собираетесь работать с документом начальника, а затем снова изменить ее на свою информацию, как только вы закончите работу с документом. Если вам нужно делать это переключение регулярно, вы можете записать процесс в макрос, который позже можно будет воспроизвести для автоматического внесения изменений.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3800) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Consolidating_Changes_under_a_Single_User [Объединение изменений под одним пользователем].