Если вы хотите отсортировать столбец слов, вам всегда нужно иметь дело с очень буквальным способом сортировки информации Word, когда сначала сортируются знаки препинания, затем числа, затем A, B, C и т. Д. Итак, если вы поместите слово «зебра» в кавычки, Word отсортирует его перед словами, начинающимися с буквы A. В большинстве случаев было бы неплохо, если бы Word мог игнорировать кавычки и сортировать «зебру» на своем обычном месте с помощью другие слова, начинающиеся с буквы Z.

Невозможно настроить Word для сортировки так, как вы хотите, но вы можете — проявив немного изобретательности — создать обходной путь, который упорядочит вещи так, как вы хотите. Основная идея состоит в том, чтобы использовать скрытый текст для размещения в начале вашего слова текста, который указывает, как вы хотите, чтобы слово на самом деле было отсортировано. Таким образом, в случае с зеброй вы должны выполнить следующие шаги:

  1. Введите «зебра» в кавычки, как обычно.

  2. Поместите точку вставки непосредственно перед открывающей кавычкой.

  3. Введите слово зебра без кавычек. Теперь текст должен выглядеть так: зебра «зебра».

  4. Выделите текст без кавычек, который вы ввели на шаге 3.

  5. Нажмите Ctrl + Shift + H.

Что происходит в этот момент, зависит от того, отображается ли в вашем документе скрытый текст. Если он виден, то под выделенным текстом появляется пунктирная линия подчеркивания. Если скрытый текст не отображается, кажется, что выбранное вами слово исчезнет. (Он все еще там; он просто спрятан.)

Идея с этого момента состоит в том, чтобы отключить отображение скрытого текста, когда вы готовы распечатать или прочитать свой документ. Вы можете скрыть скрытый текст, щелкнув инструмент Показать / Скрыть на стандартной панели инструментов или выбрав Инструменты | Опции | Вкладка «Просмотр» | Скрытый текст. Когда вы будете готовы к сортировке, отобразите скрытый текст (тот же метод, что и его скрытие), а затем выполните сортировку. Затем при сортировке учитывается скрытый текст, и ваш список сортируется по вашему желанию.

Такой подход встраивания скрытых «ключевых слов» в ваш список также полезен в тех случаях, когда у вас есть ограниченное количество записей, начинающихся с цифр. Например, если у вас есть запись в списке, такая как «3 лошади» (без кавычек), вы можете захотеть отсортировать ее, как если бы это были «три лошади». Просто используйте метод скрытого текста, чтобы вставить желаемое ключевое слово сортировки (три лошади) в начало записи.

Вы также можете использовать этот метод, чтобы заставить Word игнорировать предлоги или союзы при сортировке. Например, вы можете захотеть отсортировать «Сон в летнюю ночь», как если бы это был «Сон в летнюю ночь». Просто вставьте желаемый скрытый текст в начало записи, а затем используйте его для сортировки.

Если в будущем вы действительно захотите избавиться от ключевых слов, содержащих скрытый текст, вы можете сделать это с помощью функции Word «Найти и заменить». Word позволяет искать форматирование, включая атрибут «Скрытый», который нельзя ничем заменить. (О том, как выполнять такие операции поиска и замены, рассказывалось в других выпусках WordTips.)

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (147) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Controlling_How_Word_Sorts_Text [Управление сортировкой текста Word].