Если у вас есть несколько меток в файле WordPerfect, возможно, вы ищете способ легко преобразовать эти метки в документ Word, который затем можно использовать в качестве источника данных для слияния почты. Такая задача, в зависимости от количества меток в файле, может показаться довольно сложной.

Процесс конвертации можно значительно упростить, если вы запомните пару вещей. Прежде всего, вы должны помнить, что информация в источнике данных Word должна находиться в таблице с заголовками столбцов.

Во-вторых, помните, что файлы этикеток в WordPerfect имеют только текстовый формат; они не в формате, который можно автоматически преобразовать в таблицу Word.

Помня об этих двух элементах, должно стать ясно, что все, что вам нужно сделать, это преобразовать исходный текст в файле WordPerfect в табличный текст в файле Word. Допустим, у вас есть информация в файле меток WordPerfect, например:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Об этом файле следует обратить внимание на несколько моментов. Во-первых, в конце каждой строки адреса есть возврат каретки (была нажата клавиша Enter). Во-вторых, между метками есть два возврата каретки (дважды нажата клавиша Enter). (Изучая свой файл меток, вы можете обнаружить, что между некоторыми метками есть более одной пустой строки. Это нормально.)

Не существует «волшебной палочки», которой можно было бы взмахнуть, чтобы превратить такую ​​информацию в таблицу Word; это потребует некоторой работы и массажа с вашей стороны. Вы можете начать с следующих общих шагов:

  1. Используя функцию Word «Найти и заменить», замените ^ p ^ p (два знака абзаца) чем-то уникальным, например [\ {}] (вложенные скобки и скобки). Если при просмотре данных метки вы заметили, что некоторые метки были разделены двумя пустыми строками, замените ^ p ^ p ^ p (три знака абзаца) фигурными скобками и скобками, прежде чем выполнять замену двух знаков абзаца. Идея состоит в том, чтобы гарантировать, что только одна последовательность [\ {}] отделяет каждую метку.

  2. Замените ^ p (знак одного абзаца) на ^ t (символ табуляции).

Это помещает символ табуляции между каждой строкой ваших меток.

  1. Если запятые на этикетках встречаются только после названия города, замените «,» (запятая и пробел без кавычек)

с ^ t (символ табуляции). Это помещает символ табуляции между названием города и названием штата. (Вы должны быть осторожны, делая это, потому что ваши данные могут содержать запятые в именах — John Davis, Jr. — или в адресных строках — 122 Main St., Suite 27 — и вы не хотите испортить их. )

  1. Замените [\ {}] (уникальную последовательность, которую вы использовали на шаге 1) на ^ p (знак одного абзаца). После этой операции единственное место, где у вас должен быть знак абзаца, — это конец каждой метки.

  2. Выберите все данные этикетки.

  3. Выбрать стол | Конвертировать | Текст в таблицу для отображения диалогового окна «Преобразовать текст в таблицу». Убедитесь, что вы указали, что ваш текст должен быть разделен на вкладках (кнопка выбора вкладок в нижней части диалогового окна управляет этим), а затем нажмите OK.

Теперь ваши исходные метки должны быть преобразованы в таблицу. Однако вы еще не закончили. Велика вероятность, что вам нужно «очистить» некоторые данные. Например, вам может потребоваться удалить некоторые пустые строки таблицы или вам может потребоваться переместить информацию из столбца в столбец. (Обычно это необходимо, если у вас есть две адресные строки в одних ярлыках и только одна в других.)

Последний шаг — убедиться, что вы добавили строку в самое начало таблицы и добавили заголовки для каждого столбца. Это должны быть общие заголовки, такие как Имя, Адрес1, Адрес2 и т. Д.

После очистки таблицы и добавления строки заголовка вы можете использовать ее в качестве источника данных для слияния почты и создавать ярлыки в Word.

Если вам нужна более подробная информация о том, как преобразовать текстовые метки в таблицу данных в Word, посетите этот онлайн-ресурс:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1393) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.