Одна из распространенных задач, которые люди выполняют в Word, — писать буквы. Многие компании используют готовые фирменные бланки для первого листа письма, а затем обычную бумагу для последующих листов. Если вы это сделаете, у вас может возникнуть вопрос, как лучше всего отформатировать документ, который затем можно использовать в качестве шаблона фирменного бланка.

Наилучший способ выполнения этой задачи зависит от ориентации вашего фирменного бланка. Если ваш фирменный бланк находится на верхнем поле первой страницы, вы выберете другой подход, чем если бы ваш фирменный бланк располагался вдоль всего левого поля первой страницы.

Если ваш фирменный бланк находится через верхнее поле первой страницы, то, что вам необходимо сделать, это обеспечить возможность, чтобы поля на первой странице отличались от полей на последующих страницах вашего документа. Это можно сделать, используя разрывы разделов и устанавливая поля по-разному в каждом разделе, но такой подход может привести к непредвиденным проблемам. Лучший способ — «поиграть» с заголовками в документе, чтобы получить желаемый интервал. Выполните следующие действия:

  1. Определите поля, которые вы хотите использовать на обычном (не на фирменном бланке)

листок бумаги в вашем письме.

  1. Определите верхнее поле, которое вы хотите использовать на первой странице для вашего фирменного бланка.

  2. Откройте новый пустой документ, который будет служить шаблоном вашего фирменного бланка.

  3. Выберите «Параметры страницы» в меню «Файл». Word отображает диалоговое окно Параметры страницы.

  4. Убедитесь, что отображается вкладка «Поля». (См. Рис. 1.)

  5. Измените настройки полей, чтобы они отражали поля, которые вы определили на шаге 1. (Это поля для обычного листа бумаги.)

  6. Если вы используете Word 97 или Word 2000, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.

  7. Откройте вкладку «Макет». (См. Рис. 2.)

  8. Установите флажок Другая первая страница.

  9. Если вы используете Word 2002 или Word 2003, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.

  10. Щелкните ОК.

  11. Нажимайте Enter столько раз, чтобы у вас было две страницы в документе.

  12. Нажмите Ctrl + Home, чтобы вернуться к началу документа.

  13. Выберите «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Просмотр». Word отображает диалоговое окно «Верхний и нижний колонтитулы», а точка вставки должна располагаться в области верхнего колонтитула страницы.

  14. Выберите «Абзац» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Абзац». (См. Рис. 3.)

  15. Обратитесь к полю первой страницы, которое вы определили на шаге 2. Из этого поля вычтите местоположение заголовка, которое вы установили на шаге 7. Предполагая, что значение указано в дюймах, умножьте это значение на 72, чтобы преобразовать его в точки.

(Например, если вы определили, что вам нужно 3,5 дюйма на шаге 2, а расположение заголовка на шаге 7 было 0,75 дюйма, то результат вычитания будет 2,75 дюйма. Умножьте 2,75 на 72, и вы получите 198 точек .)

  1. Установите значение «После» равным значению, определенному на шаге 16.

  2. Щелкните ОК.

  3. Удалите все абзацы, введенные вами на шаге 12.

  4. Сохраните документ как шаблон.

Теперь вы можете использовать шаблон в качестве основы для своих будущих писем, а бланк на первой странице автоматически компенсируется.

Если фирменный бланк вашей компании ориентирован вдоль левого поля на первой странице (как это бывает во многих юридических фирмах), то вам нужно использовать другой подход к созданию шаблона. Вместо этого выполните следующие действия:

  1. Определите поля, которые вы хотите использовать на обычном (не на фирменном бланке)

листок бумаги в вашем письме.

  1. Определите левое поле, которое вы хотите использовать на первой странице для вашего фирменного бланка.

  2. Откройте новый пустой документ, который будет служить шаблоном вашего фирменного бланка.

  3. Выберите «Параметры страницы» в меню «Файл». Word отображает диалоговое окно Параметры страницы.

  4. Убедитесь, что отображается вкладка «Поля».

  5. Измените настройки полей, чтобы они отражали поля, которые вы определили на шаге 1. (Это поля для обычного листа бумаги.)

  6. Если вы используете Word 97 или Word 2000, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.

  7. Откройте вкладку «Макет».

  8. Установите флажок Другая первая страница.

  9. Если вы используете Word 2002 или Word 2003, убедитесь, что расположение верхнего и нижнего колонтитула меньше верхнего и нижнего полей, установленных на шаге 6.

  10. Щелкните ОК.

  11. Нажимайте Enter столько раз, чтобы у вас было две страницы в документе.

  12. Нажмите Ctrl + Home, чтобы вернуться к началу документа.

  13. Выберите «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Просмотр». Word отображает диалоговое окно «Верхний и нижний колонтитулы», а точка вставки должна располагаться в области верхнего колонтитула страницы.

  14. Выберите «Текстовое поле» в меню «Вставка». При необходимости Word переключается в режим макета печати, а указатель мыши принимает вид перекрестия.

  15. С помощью указателя мыши нарисуйте текстовое поле в левой части первой страницы, приблизительно равное ширине фирменного бланка и простирающееся от области верхнего колонтитула вверху страницы до области нижнего колонтитула внизу.

  16. Щелкните правой кнопкой мыши контур текстового поля, затем выберите «Форматировать текстовое поле» в контекстном меню. Word отображает диалоговое окно «Форматировать текстовое поле».

  17. Убедитесь, что отображается вкладка «Цвета и линии». (См. Рис. 4.)

  18. В раскрывающемся списке «Цвет» выберите «Без линии».

  19. Убедитесь, что отображается вкладка Размер. (См. Рисунок 5.)

  20. Установите значение ширины равным марже, которую вы определили на шаге 2.

  21. Убедитесь, что отображается вкладка «Макет». (См. Рис. 6.)

  22. Нажмите «Плотно» и выберите левое горизонтальное выравнивание.

  23. Щелкните по кнопке Advanced. Word отображает диалоговое окно Advanced Layout. (См. Рисунок 7.)

  24. В области «Выравнивание по горизонтали» необходимо установить выравнивание по левому краю относительно страницы.

  25. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Advanced Layout.

  26. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Форматирование текстового поля».

  27. Удалите все абзацы, введенные на шаге 12.

  28. Сохраните документ как шаблон.

Поскольку введенное вами текстовое поле было привязано к абзацу заголовка первой страницы, текстовое поле появляется только на первой странице. Текст обтекает его, и на последующих страницах кажется, что ваши поля становятся нормальными.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (9406) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Creating_a_Letterhead_Template [Создание шаблона фирменного бланка].