Если вы планируете печатать документы, которые объединяют информацию из файла данных, например шаблоны писем, вам нужно будет создать файл данных таким образом, чтобы Word знал, как его обрабатывать. Эти данные могут быть в программе базы данных, в программе электронных таблиц Excel или непосредственно в Word.

Если вы создаете простой одноразовый документ слияния почты, велики шансы, что вы будете использовать данные, которые вы помещаете в документ Word.

По сути, файл данных Word должен иметь запись header и столько записей данных, сколько вам нужно. Запись заголовка указывает имена полей, которые будут назначены полям в каждой записи. Имена в этой записи заголовка соответствуют именам полей, используемым в вашем составном документе. Каждое поле в каждой записи данных файла должно соответствовать одному из полей заголовка. Например, рассмотрим следующий отрывок из файла данных.

title

first

middle

last

John

Q.

Public

Jean

R.

Smith

Wilma

Davis

Walter

T.

Avery

Первая запись указывает имена полей; это запись заголовка. Остальные четыре записи являются записями данных. Также обратите внимание, что третья запись данных не содержит данных, соответствующих полю данных с именем middle. Создавая эти файлы данных, вы можете помещать информацию в таблицу Word, чтобы было легче визуализировать данные и работать с ними. Каждая запись будет занимать строку таблицы, а каждое поле будет занимать ячейку в строке.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1369) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.