Записи автотекста — отличный способ ускорить как ввод данных, так и стандартизацию данных в документах Word. По мере того как вы создаете все больше и больше записей автотекста, вы можете искать способ распечатать список этих записей. Этот список затем можно было бы использовать в качестве «справочника» о том, какие записи доступны в системе.

Word обеспечивает быстрый способ печати записей автотекста: в диалоговом окне «Печать» выберите «Записи автотекста» в раскрывающемся списке «Что печатать». Однако распечатанный список может вам не понравиться. (Вы можете захотеть, чтобы список был отформатирован по-другому в соответствии с вашими потребностями.)

Один из способов создать список нужного вам типа — изменить способ его печати. Windows предоставляет универсальный драйвер печати, который позволяет создавать текстовые файлы из любой распечатки. Если вы посмотрите на список драйверов принтера, установленных в вашей системе, вы можете увидеть один под названием «Generic / Text Only». В противном случае выполните действия по добавлению этого драйвера принтера.

(Действия, которые вы выполняете, зависят от версии Windows, которую вы используете; во всех версиях должен быть доступен общий драйвер принтера под названием «Generic / Text Only».)

Если вы хотите создать справочный список автотекста, выполните следующие действия:

  1. Выберите Файл | Печать для отображения диалогового окна «Печать».

  2. В раскрывающемся списке «Имя» в верхней части диалогового окна выберите принтер Generic / Text Only. (Вы только что изменили драйвер принтера, который будет использоваться для создания документа.)

  3. Установите флажок «Печать в файл».

  4. В раскрывающемся списке «Печатать» выберите «Записи автотекста». (См. Рис. 1.)

  5. Щелкните ОК. Появится диалоговое окно с запросом имени файла для выходного файла.

  6. Используя элементы управления в диалоговом окне, выберите расположение для выходного файла. Укажите имя, которое имеет смысл для того, что вы создаете, например «Мои записи AT».

  7. Нажмите OK, и выходной файл будет создан.

Выходной файл сохраняется в указанном вами месте с указанным вами именем. Расширение имени файла — PRN. Вы можете загрузить этот файл в Word или любой другой текстовый редактор; это обычный текст. Затем вы можете отформатировать его по своему усмотрению, как и любой другой документ. Когда вы будете удовлетворены форматированием, вы можете распечатать документ, чтобы создать список ссылок.

Следует отметить, что если вы открываете файл PRN в Word и видите в нем кучу тарабарщины, вы, вероятно, не выполнили шаг 2 в вышеуказанных шагах. Только драйвер принтера Generic / Text Only создаст простой текстовый файл. Если вы используете другой драйвер принтера, выходной файл будет включать коды, необходимые для управления принтером — что вы видите как тарабарщину.

Конечно, есть способы создать список ссылок с помощью макросов. Ниже приведен пример макроса, который будет проходить через все открытые шаблоны и создавать документ, состоящий из всех записей автотекста во всех этих шаблонах.

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

Этот макрос очень прост; его можно расширить для выполнения более сложных задач, таких как форматирование информации, добавляемой в новый документ.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (5813) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.