Дженнифер отметила, что иногда версия кнопки автотекста в верхнем / нижнем колонтитуле не содержит тех же записей автотекста, что и версия уровня документа. Она задается вопросом, почему это происходит и как это обойти.

На самом деле то, что вы замечаете, является артефактом того, как обычно работает Автотекст. При отображении доступных записей автотекста (в основном документе или в верхнем / нижнем колонтитуле) Word отображает только те записи, которые, по его мнению, должны быть доступны для текущего использования. В первую очередь это связано с совместимостью записей автотекста с конкретным стилем абзаца, в котором расположена точка вставки.

Когда вы определяете записи автотекста, вы можете определить их как «стилизованные», что означает, что стиль текста сохраняется в записи вместе с самим текстом. Если вы определяете запись с использованием стиля X, а затем пытаетесь вставить элементы автотекста, когда точка вставки находится в абзаце, использующем стиль Y, Word пытается определить, совместим ли стиль X со стилем Y. Другими словами, это и X, и Y на основе того же основного стиля (например, нормального стиля)? Если да, то Word позволит вам вставить запись автотекста; если нет, то не будет.

Так что насчет области верхнего и нижнего колонтитула? Когда вы создаете верхний или нижний колонтитул, по умолчанию стиль, используемый для верхнего колонтитула, называется «Верхний колонтитул», а для нижнего колонтитула — «Нижний колонтитул». (Кажется естественным, не так ли?) Если вы отображаете записи автотекста, когда ваша точка вставки находится в абзаце, отформатированном с помощью одного из этих стилей, то только те записи автотекста, которые отформатированы с этими стилями (или только текстовые записи автотекста) отображаются как имеется в наличии.

Есть два способа обойти эту проблему. Во-первых, вы можете изменить стиль, применяемый к фактическому верхнему или нижнему колонтитулу. Например, измените стиль на «Обычный», и вы увидите гораздо более длинный список доступных записей автотекста (поскольку «Обычный» является базовым стилем для многих стилей в Word). Во-вторых, вы можете создавать записи автотекста, которые не имеют стиля (только текст) или создаются и сохраняются с использованием стилей верхнего или нижнего колонтитула.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3436) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.