Функция автотекста в Word весьма полезна, поскольку она обеспечивает быстрый способ ввода общей информации в документ всего несколькими нажатиями клавиш. Как именно вы используете автотекст, было описано в других выпусках _WordTips _. После того, как вы использовали его некоторое время и после того, как вы создали ряд записей автотекста, вы можете задаться вопросом, как сделать резервную копию всех этих записей.

Резервное копирование записей автотекста очень просто, если вы помните, где эти записи хранятся — в шаблонах. Шаблон по умолчанию, в котором они хранятся, — это шаблон Normal. Если вы проявите особую осторожность при определении записей автотекста, вы можете хранить их в разных шаблонах, но большинство людей этого не делают — они просто находятся в местоположении по умолчанию, где их можно использовать со всеми вашими документами.

Как только вы поймете, что записи автотекста, скорее всего, находятся в шаблоне Normal, вы можете просто создать резервную копию этого файла и создать резервную копию записей автотекста. В качестве альтернативы, если у вас есть записи автотекста, хранящиеся в других файлах шаблонов, все, что вам нужно сделать, — это создать резервную копию этих файлов, и вы также будете затронуты этим.

Если вы определите папку, в которой хранится шаблон Normal, вы можете быстро создать свой собственный «инструмент резервного копирования шаблона». Сядьте с карандашом и бумагой и используйте инструмент Windows Search, чтобы найти шаблон по умолчанию, подходящий для вашей версии Word, или любой другой шаблон, в котором вы сохранили записи автотекста. Как только вы их найдете, запишите полные имена путей. Например, на одной из моих систем я записал следующее:

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates\normal.dot

Ваши шаблоны, вероятно, будут в другом месте; убедитесь, что вы точно записали путь.

Когда у вас есть путь к файлу шаблона, выполните следующие действия:

  1. Откройте блокнот.

  2. В Блокноте введите следующую команду, заменив слово «источник»

указав полный путь к файлу шаблона (тот, который вы записали) и заменив слово «место назначения» на полный путь к тому месту, где вы хотите разместить резервную копию. Если в исходном или конечном пути есть пробелы (как в приведенном выше примере), убедитесь, что вы заключили их в кавычки.

  1. Нажмите Enter и введите аналогичную строку для каждого шаблона, для которого требуется создать резервную копию.

  2. Сохраните файл Блокнота, присвоив ему имя, заканчивающееся на .bat, например «SaveTemplate.bat».

  3. Закройте Блокнот.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе. Windows отображает контекстное меню, в котором вы должны выбрать «Создать», а затем «Ярлык». (То, что вы увидите дальше, зависит от версии Windows, которую вы используете.)

  5. Нажмите кнопку «Обзор», чтобы найти файл, который вы сохранили на шаге 4. Это программа (технически «пакетный файл»), ярлык для которой должен выполняться за вас.

  6. Завершите создание ярлыка. Когда закончите, он должен появиться на вашем рабочем столе.

  7. Щелкните правой кнопкой мыши новый ярлык и выберите «Свойства» в контекстном меню. Windows отображает диалоговое окно «Свойства» для ярлыка. Точный вид этого диалогового окна и вкладок, которые оно содержит, зависит от вашей версии Windows.

  8. Проверяйте различные вкладки в диалоговом окне, пока не найдете раскрывающийся список «Выполнить». Измените этот раскрывающийся список, чтобы выбрать параметр «Свернуто».

  9. Проверяйте различные вкладки в диалоговом окне, пока не найдете флажок «Закрыть при выходе». (Этот флажок может быть недоступен в некоторых версиях Windows.) Этот флажок должен быть установлен.

  10. Закройте диалоговое окно «Свойства».

Теперь у вас есть командный файл, который будет выдавать команду, необходимую для копирования шаблонов, указанных на шагах 2 и 3, каждый раз, когда вы дважды щелкаете ярлык. Вы должны убедиться, что вы запускаете резервную копию только тогда, когда Word не запущен. Это связано с тем, что любые изменения, которые вы вносите в записи автотекста, не сохраняются до выхода из Word, поэтому при резервном копировании во время работы Word вы не сохраните никаких изменений автотекста, внесенных во время текущего сеанса Word.

Такой подход к резервному копированию файлов (с использованием пакетного файла) удобен также для резервного копирования других файлов. Все, что вам нужно сделать, это настроить источник и место назначения в команде копирования, и вы можете разработать пакетный файл, который будет делать именно то, что вы хотите. С этой целью вы можете узнать, для каких других файлов вы можете создать резервную копию в Word. Следующие ресурсы, которые поддерживаются на http://word.mvps.org [сайте Word MVP], помогут вам в этом отношении:

http://wordmvp.com/FAQs/General/FilesToBackup.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1333) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Backing_Up_Building_Blocks [Резервное копирование стандартных блоков].