Энтони написал о проблеме, с которой он столкнулся при редактировании документов. Он сообщил, что у него регулярно возникают проблемы с появлением странных шрифтов при редактировании старых документов, которые изначально были созданы с использованием другого шаблона. Иногда при удалении текста или жестком возврате предложение, над которым он работает, изменяется на другой шрифт, обычно шрифт Courier или шрифт Times New Roman меньшего размера.

У этого типа проблемы может быть несколько причин, и вы не узнаете, какое решение использовать, пока не сузите круг проблем. Чаще всего проблема возникает из-за неправильного понимания взаимосвязи между стилями и явным форматированием.

Каждому абзацу в вашем документе назначен стиль. Этот стиль определяет характеристики этого абзаца по умолчанию, включая шрифт, который используется для отображения символов в абзаце. Если вы вставляете новый текст в абзац, он обычно принимает форматирование основного стиля. Если вам не нравится такое форматирование, решение — изменить шрифт, связанный со стилем.

Чтобы определить шрифт, связанный со стилем конкретного абзаца, просто выберите абзац и нажмите Ctrl + пробел. Это удаляет все явное форматирование символов в абзаце и возвращает их к значениям по умолчанию, как определено базовым стилем абзаца. Если вы хотите, чтобы шрифт был другим (и, следовательно, имел минимум проблем при вырезании и вставке текста), измените шрифт, используемый стилем, не изменяйте шрифт явно с помощью инструментов или меню.

Проблема нечетных шрифтов также возникает, если вы копируете текст из одного документа в другой. Когда вы выделяете целые абзацы для копирования, стили, назначенные этим абзацам, также копируются. Когда вы вставляете эти абзацы в целевой документ, если этот документ уже имеет стили с тем же именем, что и абзацы, которые вы копируете, тогда вставленный текст не сохранит форматирование, используемое в старом документе.

Вместо этого он примет форматирование, назначенное стилю в целевом документе, и это изменение может привести к тому, что вставленный текст будет выглядеть иначе, чем в исходном документе. Если, однако, целевой документ не имеет тех же стилей, которые используются в копируемых абзацах, то стили копируются вместе с абзацами в новый документ.

Один из способов решения этой проблемы — никогда не выполнять прямую вставку в новый документ. Вместо этого используйте Специальная вставка и выберите вставку неформатированного текста. Это заставляет Word игнорировать стили, которые были скопированы с абзацами из исходного документа, и вместо этого использовать стили только в целевом документе.

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание, — это замена шрифта. Если документ, который вы редактируете, был создан в другой системе давным-давно, возможно, в исходной системе были установлены шрифты, которых нет в вашей системе. Если вы открываете документ, в котором используются шрифты, которые у вас не установлены, Word заменяет отсутствующий шрифт доступным. Это может привести к тому, что ваш текст будет выглядеть забавным и плавным, чем вы ожидаете. Решение состоит в том, чтобы либо установить отсутствующий шрифт, либо изменить стили, используемые в документе, чтобы они использовали шрифты, которые вы действительно установили.

Наконец, один совет: если вы много редактируете, настройте Word так, чтобы он отображал непечатаемые символы. Выберите Инструменты | Параметры для отображения диалогового окна Параметры и убедитесь, что выбрана вкладка «Просмотр».

Обратите внимание, что в диалоговом окне есть раздел «Непечатаемые символы или знаки форматирования», в зависимости от вашей версии Word. В этом разделе есть шесть разных флажков. При желании можно установить флажок «Все», но как минимум следует установить флажки «Символы табуляции», «Пробелы», «Знаки абзаца» и «Скрытый текст».

Когда вы нажимаете OK, вы замечаете, что ваш документ выглядит странно — на нем много пометок, которых раньше не было. Как только вы преодолеете первоначальную дезориентацию при просмотре этих обычно невидимых меток, вы обнаружите, что они бесценны как при редактировании, так и при форматировании.

При редактировании вы становитесь более точными в том, что вы копируете и вставляете, так как теперь вы можете точно видеть, какие символы включены в ваше редактирование. Вы также можете увидеть, где расположены лишние пробелы и нежелательные символы табуляции, чтобы их можно было легко отредактировать.

При форматировании вы можете убедиться, что выбрали именно те символы, которые хотите отформатировать. Это повысит вашу точность и поможет получить именно тот вид, который вам нужен. Кроме того, у вас будет меньше шансов включить или исключить знак абзаца при форматировании. (Включение или исключение знака абзаца, в зависимости от обстоятельств, по-разному влияет на форматирование и редактирование, если на то пошло.)

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3505) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.