Эрин хочет выполнить слияние почты, используя исходные данные, находящиеся на листе Excel, где для данного человека возможно иметь несколько строк данных. Она отмечает, что если бы она использовала SQL, она могла бы использовать «GROUP BY», чтобы убедиться, что все записи данного человека были сгруппированы вместе. Она хочет «сгруппировать» записи, чтобы можно было поместить все записи для данного человека в один документ слияния.

Это не то, что можно сделать с помощью возможностей слияния почты Word. На самом деле, слияние довольно ограничено, когда дело доходит до такого вопроса, обычно информация берется из исходного документа. Это означает, что, возможно, лучше всего изучить источник и выполнить любую сортировку, сжатие и выбор в книге, прежде чем выполнять слияние. Существует множество способов работы с данными, включая удаление повторяющихся записей или использование макросов для сжатия повторяющихся записей в единую запись. (Полную информацию о некоторых из этих методов можно найти на сайте ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

Другой вариант — отказаться от Excel и поместить свои данные в настоящую программу базы данных, такую ​​как Access. Там вы можете выполнять множество типов обработки — так же, как и в случае с базой данных SQL — для создания представлений информации (запросов), которые могут использоваться в качестве исходных данных для слияния почты Word. Это позволит вам легко использовать возможности GROUP BY, которые вам нужны.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (7451) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Grouping_Records_in_a_Mail_Merge [Группировка записей при слиянии писем].