Word позволяет легко создавать адресные метки из данных, хранящихся во внешнем источнике, например в базе данных Access или книге Excel. Word по существу берет информацию из этих источников и «переливает» ее в формат, который вы указываете в Word. Поскольку информация помещается в формат Word, одна или несколько строк могут оказаться слишком длинными, чтобы поместиться в отведенное пространство на этикетке.

Когда адресная строка переносится на более чем одну напечатанную строку, Word обрабатывает ее как любой другой абзац и выравнивает каждую строку внутри абзаца по левому краю. Что делать, если вы хотите, чтобы обернутые строки не выравнивались по левому краю, а имели другое выравнивание? Это не так просто сделать в Word, но можно сделать несколько разных способов.

Первый способ обработки обернутых строк — это вручную. Очевидно, что если вы создаете новый документ при объединении меток, вы можете просмотреть адреса, найти те строки, которые слишком длинные, нажать Enter там, где вы хотите, чтобы строка разорвалась, и отрегулировать выравнивание на втором (переход ) адресная строка. Это, конечно, довольно утомительно. Однако у этого подхода есть свои преимущества. Основное преимущество состоит в том, что строки дополнительного адреса могут быть отформатированы любым желаемым образом, например, с отступом, центрированием, выравниванием вправо и т. Д.

Если вы ищете более автоматический подход, единственное, что вы можете сделать, это настроить форматирование абзацев, используемых для строк в метке. Если вы ожидаете появления нескольких длинных адресных строк, это определенно лучший вариант. Обычный подход — создать документ слияния почты (конечно, для этикеток), а затем настроить все абзацы в этикетках так, чтобы они использовали выступающие отступы. (Это означает, что первая строка будет выровнена по левому краю, а дополнительные строки будут иметь отступ в любой желаемой степени.) Этот подход не дает преимущества, заключающегося в возможности выравнивания по правому краю или центрирования переходных линий, но компромисс в том, что вам не нужно вручную настраивать какие-либо линии. Если вы используете Word 97 или Word 2000, выполните следующие действия:

  1. Выберите «Слияние» в меню «Инструменты». В Word отображается помощник по слиянию писем, в котором показаны три шага.

  2. Используя первый шаг в помощнике по слиянию, укажите, что вы хотите создать почтовые этикетки и что вы хотите создать их в новом документе.

  3. Используя второй шаг в помощнике по слиянию, укажите источник данных для слияния.

  4. Используя доступные поля, разработайте, как вы хотите, чтобы ваши почтовые этикетки выглядели.

  5. Закройте Помощник по слиянию писем.

Если вы используете Word 2002 или Word 2003, действия немного отличаются:

  1. Выберите «Письма и рассылки» в меню «Инструменты», затем выберите «Слияние». Word отображает панель задач «Слияние» в правой части окна программы.

  2. Используя шаги в области задач, укажите, что вы хотите создать метки и хотите, чтобы это было в новом документе.

  3. При появлении запроса укажите источник данных для слияния.

  4. Используя доступные поля, разработайте, как вы хотите, чтобы ваши почтовые этикетки выглядели.

  5. Закройте панель задач «Слияние».

На этом этапе у вас есть лист этикеток на экране, и вы готовы отформатировать их для правильной обработки длинных строк. Независимо от версии Word, которую вы используете, выполните следующие действия:

  1. Выделите весь документ, нажав Ctrl + A.

  2. Удерживая нажатой клавишу Shift, нажимайте стрелку влево. Это «снимает выделение» с маркера последнего абзаца в документе. (Вы должны выделить все в документе, кроме маркера последнего абзаца.)

  3. Выберите «Абзац» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Абзац». (См. Рис. 1.)

  4. В раскрывающемся списке Special выберите Hanging.

  5. В поле «По» укажите, насколько далеко вы хотите отступить в строках перехода. (По умолчанию — полдюйма.)

  6. Щелкните ОК.

Теперь ваши ярлыки установлены, и вы можете выполнить слияние, как обычно. В результате получаются повторяющиеся строки с отступом от левого поля, что делает их немного выделяющимися.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1612) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Handling_Long_Lines_in_Address_Labels [Обработка длинных строк в адресных метках].