Эмили беспокоится о том, как она постоянно теряет форматирование документов.

Каждый раз, когда она выделяет часть текста, а затем меняет шрифт или выравнивание полей, Word меняет весь документ на этот новый шрифт или поле.

Прежде чем объяснять, как это исправить, необходимо сделать небольшой обзор того, как форматирование обрабатывается в Word. Как правило, в Word существует два типа форматирования: неявное и явное. Неявное форматирование, то есть форматирование по умолчанию, реализуется с помощью стилей. Явное форматирование выполняется с помощью команд форматирования, таких как те, что находятся на панелях инструментов, в меню и в различных диалоговых окнах.

Все форматирование по умолчанию в Word начинается со стилей. От них никуда не деться; они всегда рядом, даже если вы пытаетесь их игнорировать. Если вы измените то, что находится в определении стиля, вы измените форматирование, применяемое ко всем абзацам или символам, использующим этот стиль. Если вы создаете новые стили, вы создаете новый «по умолчанию»

форматирование, которое можно применить к различным элементам вашего документа. Если вы попытаетесь игнорировать стили, то большинство, если не все, абзацы будут использовать стиль Normal.

Любое явное форматирование, которое вы делаете, всегда выполняется как наложение на базовое форматирование на основе стилей. Например, если вы выделите несколько слов в абзаце, а затем щелкните инструмент «Полужирный», выделенный текст будет отформатирован полужирным шрифтом, но вы не удалили стиль, который контролировал исходное форматирование текста. Вы не можете его удалить; вы можете только отменить это.

Word также позволяет явному форматированию не просто отменять неявное форматирование, но и становиться неявным форматом. Это происходит потому, что Word может «впитать» явные изменения форматирования в основной стиль. Когда это происходит, любые другие элементы документа, в которых использовался этот стиль, автоматически изменяются, чтобы отразить вновь примененный формат.

Такое поведение (впитывание явного форматирования в основной стиль) действительно запутывает людей, только изучающих, как Word обрабатывает форматирование. Внезапно локальные форматы могут распространяться глобально, и это приводит к странному поведению со стороны Word.

Как решить проблему? Отключите параметр в Word, который приводит к поглощению явного форматирования базовыми стилями. Для этого выполните следующие действия, если вы используете Word 2002 или Word 2003:

  1. Выберите «Стили и форматирование» в меню «Формат». Word отображает область задач «Стили и форматирование».

  2. Наведите указатель мыши на стиль, который хотите изменить. Справа от имени стиля должна появиться стрелка раскрывающегося списка.

  3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Изменить». Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль». (См. Рис. 1.)

  4. Снимите флажок Автоматически обновлять.

  5. Если стиль хранится в шаблоне (он определен не только для текущего документа), я считаю хорошей идеей установить флажок «Добавить в шаблон».

  6. Щелкните ОК.

Наконец, выполните следующие действия, если вы используете Word 97 или Word 2000:

  1. Выберите «Стиль» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Стиль».

  2. Выберите стиль, который хотите изменить, и нажмите «Изменить». Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль».

  3. Снимите флажок Автоматически обновлять.

  4. Если стиль хранится в шаблоне (он определен не только для текущего документа), я считаю хорошей идеей установить флажок «Добавить в шаблон».

  5. Щелкните ОК.

Это оно; вот как вы не позволяете Word применять явные изменения к базовому стилю. Конечно, если вы случайно изменили стили ранее (потому что был установлен флажок «Автоматически обновлять»), вам нужно будет вернуться и изменить определение стиля, чтобы текст отображался так, как вы хотите. Вам также нужно будет пройти и выполнить эти же действия для любых других стилей в шаблоне или документе.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (93) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Losing_All_Formatting_in_a_Document [потеря всего форматирования в документе].