Рэндаллу интересно, как он может вставить документ в середину большего документа и сохранить тот же вид и форматирование. Он хочет вставить двухстраничный документ в середину более длинного документа и сохранить то же форматирование, чтобы при вставке две страницы выглядели так же, как обычно.

В Word это действительно сложно сделать с постоянным результатом. Зачем?

Из-за того, как Word обрабатывает форматирование. Рассмотрим на мгновение простую проблему полей страницы. Когда вы вставляете один документ в другой, Word предполагает, что вы хотите использовать те же поля страницы, что и в принимающем документе, даже если они отличаются от полей в исходном документе. Если поля в обоих документах не совпадают, то вставленный документ будет переформатирован в пределах новых полей, и в результате вы получите что-то, что будет отличаться от оригинала.

Один из способов решить эту проблему — вставить разрывы разделов до и после того места, где будет вставлен двухстраничный документ. Это не приведет к тому, что принимающий документ автоматически будет иметь такие же поля во вставленном документе, но вы сможете вручную установить поля между разрывами разделов, чтобы они соответствовали тому, что находится в двухстраничном документе. Это может избавить от некоторых головных болей, связанных с переформатированием.

Обратите внимание, я сказал «немного». Причина в том, что большая часть головной боли при форматировании будет связана с фактическим форматированием вставленного текста. Когда вы вставляете один документ в другой, Word переносит все форматирование — как стили, так и явное форматирование — из исходного документа и добавляет его в принимающий документ. Если принимающий документ имеет стиль с тем же именем, который используется в вставляемом документе, то атрибуты стиля в принимающем документе используются вместо атрибутов стиля в вставляемом документе. В таком случае вероятность того, что вставленный текст будет отличаться от оригинала, очень высока.

Например, у каждого документа есть стиль абзаца с именем «Обычный». Если в принимающем документе задан стиль Normal для отображения текста как Ariel размером 12 пунктов, а для вставляемого документа задан стиль Normal для отображения текста как Times New Roman размером 10 пунктов, то любые абзацы в исходном документе отформатированы в стиле Normal будет использовать форматирование Ariel с 12 пунктами при вставке в принимающий документ.

Единственный способ обойти эту проблему — убедиться, что вставляемый документ никогда не использует те же стили, что и принимающий документ. Это, очевидно, большая работа. По этой причине многие люди избегают вставлять документы целиком. Вместо этого они вставляют «картинку» документа, используя следующие общие шаги:

  1. Выделите весь текст в документе, который нужно вставить.

  2. Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать текст в буфер обмена.

  3. В принимающем документе поместите точку вставки в то место, где должна произойти вставка.

  4. Откройте диалоговое окно Специальная вставка.

  5. Щелкните параметр Изображение (расширенный метафайл).

  6. Щелкните ОК.

Что происходит, так это то, что текст в буфере обмена (документ, который нужно вставить) вставляется в принимающий документ, но он вставляется как изображение и, следовательно, ближе к исходному виду. Вы захотите поиграть с этим методом вставки; он не подходит для длинных документов или документов большой сложности.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3453) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Mainpting_Formatting_when_Inserting_Documents [Сохранение форматирования при вставке документов].