В корпоративной среде, использующей Word, нередко компания разработала стандартный набор шаблонов, определяющих «внешний вид»

требуется для корпоративных коммуникаций. К сожалению, если пользователи вносят изменения в стили в шаблонах (есть много способов сделать это, даже не пытаясь целенаправленно), исходные шаблоны легко могут быть повреждены.

Например, предположим, что Мэри использует корпоративный шаблон для создания письма, а затем сохраняет письмо на диск. Позже Билл создает письмо, используя тот же шаблон, но вносит несколько изменений в стили в процессе создания и сохранения своего документа. В следующий раз, когда Мэри откроет свое письмо, изменения стиля, внесенные Биллом, повлияют на внешний вид ее письма.

Решение этой проблемы требует трехстороннего подхода. Во-первых, вам необходимо сохранить корпоративные шаблоны в защищенном виде; во-вторых, вам необходимо настроить Word для правильного доступа к ним; и в-третьих, вам необходимо пройти обучение пользователей.

Во-первых, убедитесь, что ваши шаблоны хранятся на сетевом сервере компании в специальной папке, которую вы создали специально для хранения шаблонов. Убедитесь, что у всех есть доступ к папке, но только для чтения. Кроме того, не помешает убедиться, что шаблоны сохранены только для чтения. Если у вас возникнут проблемы с настройкой и хранением шаблонов таким образом, ваш сетевой администратор сможет сделать это довольно быстро.

Во-вторых, в Word выберите «Параметры» в меню «Инструменты» и откройте вкладку «Расположение файлов». Убедитесь, что спецификация шаблонов рабочих групп указывает на специальную папку, созданную на предыдущем шаге. Затем убедитесь, что для параметра «Пользовательские шаблоны» выбрана личная папка на жестком диске пользователя или в их пространстве на сетевом сервере.

В-третьих, проинструктируйте пользователей, что если они хотят внести изменения в шаблон (чтобы они могли использовать эти изменения снова и снова), они должны скопировать шаблон из защищенной области на сетевом сервере в свою область пользовательского шаблона и предоставить шаблон новое имя. (Это копирование должно происходить вне Word, используя возможности самой Windows.)

Теперь в шаблон можно вносить изменения, никого не затрагивая.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (9442) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Managing_Corporate_Templates [Управление корпоративными шаблонами].