В сегодняшней деловой среде нет ничего необычного в том, что люди работают вместе в «командах». Вместо одного человека, отвечающего за данную задачу, за ее успешное выполнение может быть возложена задача группы людей. Это может означать, что у вас есть документ, за который несут ответственность несколько человек. В некоторых программах Office (например, Excel) несколько пользователей могут совместно использовать один и тот же документ и работать над ним одновременно.

Word не позволяет нескольким людям использовать один и тот же документ Word одновременно, поскольку правки, внесенные каждым пользователем, могут нанести ущерб окончательному документу. Вместо этого Word предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать в многопользовательской среде, чтобы сделать совместную работу над документом немного проще.

Первый такой инструмент называется «Отслеживание изменений». Этот инструмент позволяет использовать два разных подхода к редактированию документов, каждый со своими плюсами и минусами. Первый подход предполагает последовательное продвижение документа. Например, у вас есть одна копия документа, и она проходит через каждого члена вашей команды. При включенном отслеживании изменений внесенные каждым человеком правки отмечаются и могут быть легко просмотрены лицом, в конечном счете ответственным за документ. Этот человек — тот, с кем документ изначально начинался и в конечном итоге будет заканчиваться — использует функцию «Принять или отклонить изменения», чтобы просмотреть каждое изменение и решить, следует ли его принять или нет.

Другой подход к использованию инструмента «Отслеживание изменений» — дать каждому члену вашей команды копию документа. Они могут свободно вносить изменения, и им не нужно делать это с включенным отслеживанием изменений.

Затем лицо, ответственное за создание окончательного документа, собирает каждый из измененных документов и «объединяет» их с помощью функции «Сравнить документы». (Опять же, эта функция является частью общей части Word «Отслеживание изменений».) «Сравнить документы» объединяет два документа, в результате чего создается документ, в котором показаны различия между двумя исходными документами. После завершения процесса слияния с каждым из документов членов группы ответственное лицо может снова использовать функцию «Принять или отклонить изменения», чтобы просмотреть каждое изменение и определить его приемлемость.

Если вы решите использовать функцию отслеживания изменений в Word, и особенно если вы решите использовать первый подход, вы можете использовать функцию комментариев, чтобы позволить членам группы вставлять свои комментарии в документ. Эти комментарии не должны отражать фактические изменения в документе (которые должны быть внесены в сам документ с включенным отслеживанием изменений), но могут содержать общие комментарии о том, почему были внесены определенные изменения, или просто общие комментарии по разработке документа. Фактически, функция комментариев становится способом для членов команды вносить свой вклад в процесс разработки. Затем член команды, ответственный за документ, может прочитать комментарии и решить любые проблемы, содержащиеся в них.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (534) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Multiple_Document_Users [несколько пользователей документов].