Outlook разработан как часть пакета Office и поэтому предназначен для использования в тесном взаимодействии с Word. Однако иногда заставить Outlook интуитивно работать с Word может быть непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда вы можете использовать адресную книгу Outlook для вставки домашних адресов в документ Word. Если вы используете кнопку панели инструментов адресной книги для вставки адресов, и Word, и Outlook используют то, что многие считают неинтуитивным набором рекомендаций, чтобы определить, какой адрес действительно вставлен в Word. Чтобы понять, почему (и как вы можете использовать адрес, который вам действительно нужен), давайте начнем с того, что немного подведем итоги работы с Outlook.

Контакты в Outlook могут иметь три адреса: «Рабочий», «Домашний» или «Другой». При просмотре сведений о контакте на вкладке «Общие» формы «Контакт» в Outlook появляется одно многострочное адресное поле, в котором отображается один из адресов. Чтобы увидеть другие адреса, воспользуйтесь раскрывающимся списком / кнопкой выбора рядом с полем адреса — той, которая указывает, является ли адрес «служебным», «домашним» или «другим».

Также есть флажок «Это почтовый адрес». Этот флажок указывает, какой из трех адресов является «почтовым адресом». Если отмечен служебный адрес, галочка исчезнет при отображении домашнего адреса, но появится снова при возвращении для повторного отображения служебного адреса. Я знаю, это немного сбивает с толку, но …​ В любом случае, здесь нужно либо убедиться, что галочка отображается для того из адресов контакта, который вы, вероятно, будете использовать чаще всего, либо (и я думаю, что это лучше) убедиться, что рабочий адрес отмечен галочкой, а не какой-либо другой. Вскоре вы поймете, почему я думаю, что последнее, но пока я должен указать, что отметка любого адреса не мешает Word иметь доступ к другим. Он просто устанавливает значение по умолчанию. Но важно установить один из них из-за относительно небольшой ошибки в программном обеспечении.

Хорошо, перейдем к Word. При нажатии кнопки «Адресная книга» на панели инструментов Word открывается диалоговое окно «Выбор имен». В диалоговом окне «Выбор имен» установите для раскрывающегося списка «Показать имена из» значение «Контакты»

(дополнительный выбор в адресной книге Outlook).

Теперь самое интересное. Под выпадающим списком волшебным образом появится набор переключателей, которые будут помечены как «Рассылка», «Домой» и «Другое». И да, «почтовая рассылка» означает адрес контакта, который был отмечен как почтовый адрес, «домашний» совпадает с «домашним» адресом контакта в Outlook, а «другое» совпадает с «другим» адресом контакта в Outlook. Теперь должно быть довольно очевидно, почему я предложил отметить служебный адрес в качестве почтового адреса — в противном случае этот вариант недоступен в диалоговом окне «Выбор имен»! (Я знаю, я знаю.

Не заставляйте меня начинать с разработки и планирования программного обеспечения — мы будем здесь весь день!). Достаточно сказать, что выберите тип адреса, который требуется для вставки в Word, найдите имя контакта в списке и нажмите ОК. Запрошенный адрес следует вставить в Word — конечно, при условии, что адрес такого типа существует для этого контакта.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (913) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.