Адвокаты юридической фирмы Патти используют Word’s Track Changes в качестве инструмента для совместной работы, и им особенно нравится видеть разные авторские правки, представленные разными цветами и поименно. У фирмы возникла проблема, которая в последнее время возникла, когда поверенный отправляет документ клиенту, ища его для внесения изменений, но когда документ возвращается, все изменения отображаются одним цветом, обозначенным «Автором». Отслеживая это, Патти считает, что проблема возникает из-за того, что человек на другой стороне вносит изменения и сохраняет с включенной настройкой «Удалять личную информацию при сохранении». Она задается вопросом, есть ли способ (возможно, с помощью макроса), чтобы они могли предотвратить включение этого параметра, чтобы они могли видеть, кто вносит изменения в документы, отправляемые клиентам.

Самый простой способ справиться с этим (как подозревала Пэтти) — использовать макрос.

Макрос можно настроить так, чтобы он запускался при каждом открытии документа.

(Все, что вам нужно сделать, это сохранить макрос в объекте ThisDocument.)

Макрос должен установить только одну настройку:

Private Sub Document_Open()

With ActiveDocument         .RemovePersonalInformation = False     End With End Sub

Теперь есть несколько предостережений, связанных с эффективностью использования макроса для установки этого параметра. Во-первых, нужно понимать, что если пользователь не включит макросы при открытии документа, то этот макрос никогда не запустится. Во-вторых, макрос запускается при открытии документа, что означает, что параметр может быть явно изменен пользователем после открытия документа.

Возможно, лучшее решение проблемы будет в области обучения пользователей: вы могли бы создать лист инструкций, который предоставляется клиенту вместе с документом, инструктирующий клиента о том, как правильно вносить изменения в документ. Этот лист может дать указание клиенту не изменять параметр «Удалять личную информацию при сохранении», а также другие действия, которые вы хотите сделать во время просмотра документа.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3799) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.