Когда вы используете функцию слияния Word, у вас есть возможность либо слить с принтером, либо слиться с новым документом. Выбор последнего часто является лучшей альтернативой, поскольку у вас есть возможность проверить результат перед печатью.

Однако что произойдет, если вам нужно распечатать только часть объединенных документов? Например, если ваш объединенный документ занимает 320 страниц, и вам нужно распечатать только последние 15 из них? Вы можете подумать, что ответом является печать только диапазона страниц, то есть страниц 305–320.

Если вы попытаетесь сделать это с объединенным по почте документом, вы не получите ожидаемого результата. Фактически, вы не получите никакого результата. Это потому, что Word вставляет разрыв раздела между каждой объединенной записью, которую он добавляет в ваш документ. Таким образом, если вы печатаете 320 копий одностраничного документа, у вас будет 320 страниц, а не страницы с 1 по 320.

Это сбивает с толку? Может быть, если вы не понимаете, как работают разделы.

Каждый раз, когда запускается новый раздел, Word снова начинает считать номера страниц. Чтобы обойти эту проблему, у вас есть три альтернативы.

Во-первых, вы можете просто начать удалять страницы, пока у вас не останутся только желаемые страницы. (Я называю это методом грубой силы, и это не всегда лучший выбор.) Во-вторых, вы можете просто заменить все разрывы разделов в объединенном документе разрывами строк. Для этого выполните следующие действия:

  1. Выберите параметр «Заменить» в меню «Правка» или нажмите Ctrl + H. Word отображает вкладку «Заменить» диалогового окна «Найти и заменить». (См. Рис. 1.)

  2. В поле «Найти» введите ^ b. Это код для разрыва раздела.

  3. Нажмите кнопку «Нет форматирования», если она доступна. Это удаляет все спецификации форматирования в том, что вы ищете. (Возможно, вам потребуется нажать кнопку «Еще», чтобы увидеть кнопку «Без форматирования».)

  4. В поле «Заменить на» введите ^ m. Это код для разрыва страницы.

  5. Нажмите кнопку «Нет форматирования», если она доступна. Это удаляет все спецификации форматирования в том, что вы заменяете.

  6. Нажмите «Заменить все».

Теперь вы можете печатать в обычном режиме, вводя диапазон номеров страниц, которые хотите распечатать.

Однако третье решение, пожалуй, самое быстрое и простое. Просто помните, что в объединенном документе вы работаете с разделами, а не со страницами. Таким образом, если вы хотите распечатать форму письма для записей с 305 по 320, вы должны выполнить следующие шаги:

  1. Выберите «Печать» в меню «Файл». Word отображает диалоговое окно «Печать».

  2. В поле Страницы введите s305-s320. Обратите внимание на включение буквы «s». Это означает, что вы указываете диапазон разделов, а не обычный диапазон страниц.

  3. Щелкните ОК. Ваша желаемая информация будет напечатана.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1126) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Printing_Portions_of_Mail_Merged_Documents [Печать частей документов, объединенных по почте].