Один из распространенных способов защиты документов — установить параметры общего доступа, доступные при сохранении документа. Например, вы можете выбрать Инструменты | Опции | Сохраните и заполните пароли внизу диалогового окна. Один пароль используется для открытия документа, а другой используется, если вы хотите запретить изменение документа.

Недостатком этих параметров пароля является то, что пользователю предоставляется диалоговое окно, в котором запрашивается пароль при попытке открыть документ. Разница между двумя паролями заключается в том, что если вам требуется пароль для открытия, то пользователь даже не сможет открыть документ без него. Если вам требуется пароль для изменения документа, то пользователь может открыть копию документа только для чтения, даже если у него нет пароля.

Что делать, если вы никогда не собираетесь сообщать пароль пользователям? В этом случае запрос пароля кажется пустой тратой времени. Вместо этого было бы неплохо, если бы пользователи могли пропустить диалоговое окно и просто открыть копию документа только для чтения. В этом случае есть три способа реализовать решение.

Первое (и самое простое) решение — сделать файл документа доступным только для чтения. В Windows (не Word) щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите параметр «Свойства». В появившемся диалоговом окне вы можете изменить атрибут файла только для чтения. Если вы отметите его как доступный только для чтения, никто не сможет изменить документ; он будет автоматически доступен только для чтения при открытии в Word. Конечно, ничто не мешает кому-то другому выполнить те же действия и очистить атрибут только для чтения, чтобы они могли изменить исходный файл.

Второй подход — воспользоваться настройками вашей сети, если у вас есть сеть. Просто поговорите со своим системным администратором и попросите его создать папку, в которую вы можете писать, но из которой другие могут только читать. Таким образом, они не смогут изменить исходный документ, но вы можете.

Третий подход — иначе защитить документ. Когда вы выбираете «Защитить документ» в меню «Инструменты», Word отображает диалоговое окно «Защита документа» или панель задач «Защитить документ» в зависимости от вашей версии Word. Этот тип защиты часто используется при создании форм, но он применим и к общим документам.

В диалоговом окне «Защита документа» убедитесь, что выбран параметр «Формы», а затем введите пароль. Когда документ загружается позже, у пользователя не запрашивается пароль. Пользователь также не сможет делать другие вещи, например выделять текст и копировать его.

Однако пользователь сможет просмотреть и распечатать документ по желанию.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1654) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Read-Only_Documents_without_a_Password [Документы только для чтения без пароля].