У Джеффа проблемы с вставкой информации из документов других людей в его. Он работает в офисе, куда ему присылают отчеты разные отделы. Он копирует информацию из этих отчетов в «обзорный» документ. Все копирование и вставка проходит хорошо, кроме одного документа. Когда он копирует информацию из этого документа и вставляет ее в свой, у вставленной информации атрибут жирного шрифта перевернут. Другими словами, то, что было обычным текстом в исходном документе, теперь выделено полужирным шрифтом, а то, что было полужирным, стало обычным.

Копирование информации из одного документа в другой может быть иногда случайным. Причина в том, что это не всегда работает так, как мы ожидаем, особенно когда дело касается форматирования. Проблемы обычно можно отнести к разнице в том, как стили и форматирование обрабатываются как в исходном, так и в целевом документах.

Видите ли, даже если вы не используете стили, Word все равно использует. К каждому абзацу применен стиль, независимо от того, думаете вы об этом или нет. Когда вы копируете абзацы из одного документа в другой, Word не думает: «Эй, я копирую обычный текст». Вместо этого он думает: «Эй, я копирую текст, отформатированный в стиле SoAndSo». Если и исходный, и целевой документы используют стиль с одинаковым именем, и этот стиль отформатирован по-разному в обоих, то скопированный текст не будет выглядеть в целевом документе так же, как в исходном. Вы можете найти особенно хорошее объяснение всей этой концепции здесь:

http://www.shaunakelly.com/word/styles/FormatOfTextChanges.html

Таким образом, лучшее долгосрочное решение — убедиться, что и исходный, и целевой документы используют одни и те же стили и что стили правильно применяются в обоих документах.

Если использование стилей не вариант (возможно, офисная политика не позволяет этого), тогда вы можете быть вынуждены просто попытаться «исправить» информацию, вставленную в ваш целевой документ. Это можно сделать двумя способами: с помощью функции «Найти и заменить» или с помощью макроса. Чтобы использовать метод «Найти и заменить», выполните следующие общие действия:

  1. Найдите текст, отформатированный полужирным шрифтом, заменив его обычным текстом, отформатированным с помощью цвета, например красного.

  2. Найдите текст, который не является ни жирным, ни красным, заменив его жирным шрифтом, который не является красным.

  3. Найдите красный текст, заменив его обычным текстом.

Использование разноцветного текста (красного) необходимо для того, чтобы оставалось различие между текстом, который должен быть полужирным, и текстом, который должен стать обычным.

Если вы используете макрос, то такой проблемы нет. Следующий простой макрос просматривает каждый символ в выделенном фрагменте и просто изменяет состояние атрибута, выделенного жирным шрифтом.

Sub ReverseBold()

Dim c     For Each c In Selection.Characters         c.Font.Bold = Not c.Font.Bold     Next c End Sub

Все, что вам нужно сделать, это выделить текст, который вы только что вставили, — текст с перевернутым полужирным шрифтом — и запустить макрос. Каждый экземпляр полужирного текста меняется на обычный, а обычный — на полужирный.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3525) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Reversed_Bolding [Перевернутый жирный шрифт].