Карл использует автотекст для создания и поддержания согласованности в описательных оценочных отчетах. У него есть стандартные сокращения для элементов, и когда он начинает работу, он редактирует записи автотекста, чтобы установить всю информацию, относящуюся к этой работе. Карл хотел бы сохранить эти записи вместе с заданием (документом), чтобы он мог легко вносить изменения позже, используя информацию, содержащуюся в записях автотекста.

Есть несколько способов удовлетворить эту потребность в Word. Все методы включают понимание того, как Word хранит записи автотекста, так что это хорошее место для начала.

Записи автотекста хранятся в шаблонах; они не хранятся в документах. Когда вы создаете запись автотекста, она по умолчанию сохраняется в шаблоне Normal. В диалоговом окне, в котором создаются новые записи автотекста, вы можете указать, где запись должна быть сохранена; т.е. в какой шаблон он должен быть помещен.

Это представляет проблему, если ваши записи автотекста изменяются от задания к заданию, и каждое задание представлено одним документом. Вы не можете хранить записи с документом (что, по общему признанию, было бы неплохо), но вы можете создать индивидуальный шаблон для каждого задания, а затем связать шаблон с документом задания. Таким образом, для каждого задания потребуются две вещи — шаблон и документ.

Еще нужно помнить о том, как Word разрешает конфликты между шаблонами, когда дело касается записей автотекста. Допустим, у вас есть запись автотекста с именем «JobAddr», которая хранится в шаблоне задания. В шаблоне Normal у вас также есть запись автотекста под названием «JobAddr».

Когда вы пытаетесь расширить запись, всегда будет использоваться определение в шаблоне Normal. Это связано с тем, что шаблон Normal всегда имеет приоритет над другими шаблонами. Таким образом, вы захотите убедиться, что нет конфликтов между записями автотекста в двух шаблонах. (Вы можете сделать это, используя Организатор, описанный в других выпусках _WordTips, _ для проверки записей автотекста в шаблонах.)

Другой подход, который вы могли бы использовать, — это по-прежнему использовать один документ для каждой работы, над которой вы работаете, но разрабатывать шаблоны, отражающие тип или категорию работы, над которой вы работаете. Например, если у вас есть набор записей автотекста, применимых к оценке розничной торговли, вы можете создать для них шаблон. Если у вас есть еще один набор записей автотекста для коммерческой оценки и третий для жилого помещения, вы можете создать шаблоны для каждого класса оценки. Таким образом вы можете связать соответствующий шаблон с каждым типом выполняемой вами работы.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (6777) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Saving_AutoText_Entries_with_Each_Document [Сохранение записей автотекста с каждым документом].