Если вы работаете в бизнесе, где вам нужно последовательно пронумеровать элементы, вам может быть интересно, есть ли способ использовать Word для создания этикеток за вас. В Word есть много способов реализовать какой-либо тип нумерации в ваших документах. Например, вы можете использовать разные поля для нумерации или нумерованные списки, функцию субтитров, или вы можете использовать слияние писем. Хотя все эти функции (и многие другие) используют какой-либо тип нумерации, не все они хорошо подходят для создания этикеток.

Возможно, самый простой способ настроить ярлыки с последовательными номерами — это использовать возможности конвертов и ярлыков Word вместе с полем SEQ. Просто выполните следующие действия:

  1. Используйте параметр «Конверты и этикетки» в меню «Инструменты», чтобы создать лист пустых этикеток.

  2. В верхнем левом ярлыке введите слово Exhibit и пробел.

  3. Нажмите Ctrl + F9. Word вставляет в метку пару фигурных скобок.

  4. Введите SEQ и пробел.

  5. Введите имя для этой последовательности чисел, например «выставить» (без кавычек).

  6. Нажмите F9. Поле свернуто, и на вашем ярлыке появится число.

  7. Отформатируйте содержимое этого первого ярлыка как хотите.

  8. Скопируйте первую метку, выделив ее и нажав Ctrl + C.

  9. Выделите по очереди все остальные метки в первой строке и нажмите Ctrl + V. Теперь у вас должен быть полный ряд этикеток.

  10. Выберите другие пустые ряды этикеток и удалите их.

  11. Выделите всю первую строку меток и нажмите Ctrl + C.

  12. Нажмите стрелку вправо, при этом точка вставки должна быть размещена сразу после (под) первым рядом этикеток.

  13. Нажмите Ctrl + V, чтобы вставить новую строку меток. Теперь у вас должно получиться два ряда правильно отформатированных этикеток. (Не беспокойтесь, что на них одинаковые номера.)

  14. Нажимайте Ctrl + V для каждой дополнительной строки меток, которую хотите. Вам нужно, чтобы рядов этикеток было достаточно, чтобы удовлетворить все ваши потребности. Таким образом, если вам нужно всего 125 меток, и вы можете получить 3 метки на строку, у вас должно получиться 42 строки меток.

  15. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все в документе.

  16. Нажмите F9. Это обновит все поля того, что вы выбрали. Теперь вся ваша нумерация должна быть правильной.

Если вы предпочитаете не использовать поле SEQ для создания этикеток, вы также можете создать их с помощью слияния. По сути, вам нужно сделать только следующее:

  1. Создайте лист Excel, содержащий столько чисел, сколько вам нужно.

Например, если вам нужно 175 меток, поместите заголовок в ячейку A1 (например, «Число»), а нужные 175 чисел — в ячейки с A2 по A176. Убедитесь, что вы сохранили книгу.

  1. В Word выберите «Слияние» в меню «Инструменты». Откроется диалоговое окно «Помощник по слиянию».

  2. Выполните шаги по созданию нового документа, состоящего из этикеток, и указанию источника данных (рабочий лист, созданный на шаге 1).

  3. Создайте образец метки так, чтобы в нем было слово Exhibit, за которым следовало поле слияния, представляющее число, извлекаемое из листа Excel. Убедитесь, что содержимое этикетки отформатировано так, как вам нужно.

  4. Объедините информацию в новый документ. Теперь у вас должен быть документ, в котором есть все ваши этикетки, и вы можете распечатать их по своему желанию.

Конечно, существуют сторонние решения для создания этикеток с последовательной нумерацией. Несколько подписчиков WordTips настоятельно рекомендуют использовать Bates Labels от Payne Consulting (http://www.payneconsulting.com). Этот бесплатный шаблон Word позволяет легко создавать столько этикеток, сколько вам нужно для конкретной цели.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1492) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Sequential_Numbered_Labels [последовательно пронумерованные метки].