Подписчик Reyzl Kalifowicz-Waletzky спросил, есть ли способ при использовании Word в качестве редактора электронной почты, чтобы длина строк была не длиннее 78 символов. Прежде чем ответить, можно немного пофилософствовать …​

Есть два типа электронной почты, которые обычно отправляются через Интернет.

Первый тип — это текстовая электронная почта. Это традиционный тип электронной почты, и текст может отображаться в любом почтовом клиенте на планете.

Если вы работаете с программным обеспечением (например, менеджером списков рассылки), которое ожидает, что каждая строка сообщения будет содержать только определенное количество символов, можно с уверенностью сказать, что оно ожидает только текстовое сообщение электронной почты.

Другой тип электронной почты, которую отправляют люди, — это электронная почта в формате HTML. Если вы получаете сообщения с красивым фоном, развевающимися флажками, шрифтами разного размера и такими атрибутами, как полужирный или курсив, то это сообщение электронной почты в формате HTML.

Даже если сообщение содержит только текст, это все равно электронное письмо в формате HTML.

Эти типы сообщений используют те же коды форматирования, которые существуют на веб-страницах, чтобы управлять тем, как текст отображается в почтовом клиенте.

Проблема в том, что не все клиенты электронной почты могут отображать электронную почту в формате HTML. Если они не могут его отобразить, скорее всего, они не увидят ваше сообщение. (Это, опять же, то, почему некоторые программы, такие как менеджер списков рассылки, могут требовать только текстовые сообщения.) Кроме того, сообщения электронной почты в формате HTML всегда больше, чем эквивалентное текстовое сообщение из-за дополнительного форматирования. информация, отправляемая с сообщением.

Word, когда он используется в качестве редактора электронной почты, в основном используется для создания HTML-сообщений. К сожалению, в Word нет настройки, контролирующей длину строки, потому что длина строки не является проблемой для сообщений HTML. По этой причине, если вам нужно создать только текстовые сообщения электронной почты, рекомендуется сделать это с помощью программы, разработанной специально для этой цели. Большинство почтовых клиентов (включая Outlook, Outlook Express и Eudora) отлично создают текстовые сообщения электронной почты. Они даже позволят вам указать максимальную длину строки.

Если вам необходимо использовать Word в качестве почтового клиента, вы можете сделать несколько вещей, чтобы решить эту проблему. Один из подходов — использовать моноширинный шрифт, установить поля так, чтобы в строке было не более 78 символов, а затем сохранить файл в формате «Только текст с разрывами строк». (Если вы используете Word 2002 или Word 2003, вы должны сохранить файл в формате MS-DOS Text With Layout.)

Конечно, после этих шагов вы получите файл с правильной длиной строки, но не сообщение электронной почты с правильной длиной строки. Вам все равно нужно будет найти способ получить файл в виде сообщения электронной почты. Например, вы можете загрузить сохраненный файл обратно в Word, а затем отправить его.

Другой подход, который вы можете использовать, — это создать макрос для разделения строк по желаемой длине. Причина использования макроса заключается в том, что вы должны подсчитывать фактические символы в каждой строке, а затем помещать возврат каретки на нужную длину или перед ней. Чтобы усложнить ситуацию, макрос должен убедиться, что он разрывает строки только при появлении пробела.

К счастью, VBA позволяет вам проверять слова в документе, который автоматически разбивается на пробелы. Следующий макрос разбивает документ на нужную длину строки.

Sub ForceTo78()

Const cstrPunct As String = "!%*)}]:;>,."

Dim rngChar As Range

For Each rngChar In ActiveDocument.Words         If rngChar.Information(wdFirstCharacterColumnNumber) > 77 Then             If InStr(1, cstrPunct, Left(rngChar, 1), _               vbTextCompare) = 0 Then rngChar.InsertParagraphBefore         End If     Next rngChar End Sub

Обратите внимание, что этот макрос разрушает все, что превышает 77 символов. Причина этого довольно проста: VBA, когда он проверяет «слова» в документе, считает, что разрыв происходит между символом и конечной пунктуацией. Этот макрос просто проверяет возвращенные слова и, если они начинаются с знака препинания, игнорирует слово.

Суть в том, что макрос корректно обрабатывает абзацы, в которых один знак препинания стоит на 78-м месте.

Однако, если допустимое слово начинается с знака препинания (как в «.com»)

и это слово попадает на 78-ю позицию символа, тогда макрос все равно проигнорирует слово и позволит ему остаться в строке. В редких случаях это может привести к тому, что длина строки превышает 78 символов.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1572) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.