Одной из замечательных функций Word является возможность определять записи автотекста для общих фраз, имен и других небольших фрагментов «шаблонного» текста. Нередко разрабатывать множество различных записей автотекста, которые могут быть применимы ко всей организации. Если вы используете сеть в своей организации, следующим логическим шагом будет задаться вопросом, как вы можете поделиться этими записями автотекста между всеми пользователями вашей сети.

Записи автотекста хранятся в шаблонах. По умолчанию записи автотекста, созданные при редактировании документов, сохраняются в шаблоне Normal.Dot. Однако на самом деле они могут быть сохранены в любом шаблоне (вы можете указать местоположение при определении записи автотекста). Создание или открытие документа, основанного на каком-либо шаблоне, отличном от Normal.Dot, делает доступными все записи автотекста, хранящиеся в базовом шаблоне этого документа, но только для использования в этом документе; к ним нельзя было получить доступ из других документов, основанных на других шаблонах.

Однако здесь есть одна оговорка. Любой шаблон, загруженный как глобальный шаблон (или глобальное дополнение), например Normal.Dot, делает любые записи автотекста, хранящиеся в этом шаблоне, доступными для любого документа. Чтобы загрузить документ как глобальную надстройку, файл шаблона (например, «MyTemplate.Dot»)

следует поместить либо в папку автозагрузки Office по умолчанию (обычно \ Microsoft Office \ Office \ Startup \), либо в определяемую пользователем папку автозагрузки.

Чтобы установить определяемую пользователем папку автозагрузки, вы можете использовать вкладку «Расположение файлов» в диалоговом окне «Параметры» в Word. Просто установите элемент «Автозагрузка» в диалоговом окне.

Короче говоря, все общие записи автотекста могут храниться в главном шаблоне, и этот шаблон может использоваться пользователями, загружая его как глобальный шаблон. Раздать его можно, например, поместив его в папку автозагрузки Office на компьютере каждого человека или, возможно, указав все параметры запуска (в диалоговом окне «Параметры»)

в одной общей папке на сетевом сервере.

Вы должны знать, что существуют проблемы редактирования и управления, которые следует учитывать при обоих подходах к совместному использованию. Например, если пользователь добавляет новую запись автотекста к копии ShareAutotext.Dot на своем собственном компьютере, как она распространяется среди всех других пользователей? Если пользователь добавляет новую запись автотекста к одному основному файлу ShareAutotext.Dot, расположенному на сервере, то другие пользователи, пытающиеся добавить новые записи автотекста, столкнутся с проблемами совместного использования документа при попытке сохранить свои изменения. Ясно, что необходимо разработать осторожную политику, но это скорее вопрос управления, чем технологический.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1392) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.