Гэри спросил, можно ли указать место для Word для сохранения файлов резервных копий, если у вас включен параметр «Всегда создавать резервную копию». Таким образом, ему было легче выполнять резервное копирование документов, не копируя резервную копию в резервной копии. (Звучит как скороговорка, да?)

Короткий ответ — нет, Word не позволяет вам этого делать. Причина на самом деле довольно проста — она ​​связана с именами файлов. Когда вы включаете функцию резервного копирования, Word сохраняет файлы резервных копий, добавляя или добавляя специальный текст к имени файла. В некоторых версиях Word расширение имени файла WBK используется вместо привычного DOC. В других версиях Word расширение DOC используется Word и добавляет фразу «Резервная копия» в начало имени документа.

Допустим, у вас есть два каталога, и в каждом у вас есть разные документы, но у каждого такое же имя, как в MyLetter.doc. Если у вас включено резервное копирование, и Word позволяет вам указать, где размещаются резервные копии, тогда имена для резервных копий двух разных файлов будут одинаковыми (MyLetter.wbk или Backup of MyLetter.doc), а два файла с тем же именем не могут быть сохранены в одной папке. Решение для Word — просто хранить резервную копию документа в той же папке, что и исходная копия. Таким образом, вы вообще не столкнетесь с конфликтами имен.

Но что, если вы готовы пойти на риск конфликта имен и по-прежнему хотите, чтобы файлы резервных копий хранились в другом месте? В таком случае вы предоставлены сами себе, и вы можете подойти к проблеме несколькими способами.

Во-первых, вы можете использовать макрос для сохранения резервной копии вместо того, чтобы полагаться на функцию резервного копирования в Word. Следующий макрос, заменяющий команду «Сохранить», сохранит резервную копию документа как в C: \ Backups \, так и в текущем каталоге.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Этот макрос не сохраняет резервную копию при первом сохранении файла, а только при последующем сохранении. Конечно, сохранение займет в два раза больше времени, чем обычно, поскольку Word на самом деле выполняет два разных сохранения. Кроме того, макрос не использует расширение WBK или фразу «Резервное копирование» ни в одном из файлов, сохраненных в C: \ Backups \. Вместо этого файлы сохраняются там как обычные файлы DOC.

Второе возможное решение — по-прежнему использовать функцию резервного копирования Word, но периодически перемещать все файлы резервных копий в их собственный каталог. Вы можете сделать это, выполнив следующие общие шаги:

  1. Выйди из Word.

  2. Откройте папку, в которой вы хотите хранить файлы резервных копий.

  3. В Windows запустите инструмент «Найти файл». В зависимости от вашей версии Word это обычно делается путем выбора Пуск | Поиск | Для файлов или папок.

  4. Найдите * .wbk на диске, где вы храните документы Word.

Это отобразит список всех файлов резервных копий на диске.

  1. Если на шаге 4 файлы не возвращаются, выполните поиск по запросу «Резервная копия *»

(без кавычек) на диске.

  1. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все найденные файлы.

  2. Используя правую кнопку мыши, перетащите выбранные файлы в папку, которую вы открыли на шаге 2. Когда вы отпустите кнопку мыши, Windows переместит файлы из исходных папок в указанную вами папку.

  3. Закройте диалоговое окно поиска.

Если файлы резервных копий находятся в отдельной папке, вы можете делать с ними все, что захотите.

Третье возможное решение, особенно применимое при создании резервных копий, — использовать WinZip только для архивирования файлов, оканчивающихся на DOC или WBK, по желанию.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1701) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.