Инструмент слияния писем в Word может быть очень полезным при объединении информации из источника данных (например, имен или адресов) с информацией в стандартном документе (например, письмами или ярлыками). Однако, если у вас много-много записей в источнике данных, слияние почты может выполняться не так быстро, как вам хотелось бы.

Например, предположим, что вы объединяете большой объем данных (10 000 или 20 000 записей) с одностраничным документом для создания бланка письма. Самый распространенный метод выполнения слияния — создать новый документ, содержащий объединенную информацию. По мере получения и обработки каждой записи к объединенному документу добавляется новая страница. Если в вашем источнике данных 20 000 записей, это означает, что вы пытаетесь создать документ на 20 000 страниц! Теоретически Word не захлебнется от такого огромного документа, но его сканирование может замедлиться в зависимости от возможностей вашего компьютера.

Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы ускорить процесс. Прежде всего, убедитесь, что вы используете обычный режим просмотра, прежде чем выполнять слияние, и что вы отключили фоновую репагинацию. Это должно помешать Word попытаться повторно отредактировать документ во время процесса слияния. Вы также захотите отключить любое используемое вами антивирусное программное обеспечение или, по крайней мере, настроить его так, чтобы оно не сканировало документы Word на наличие вирусов.

Еще одна очевидная вещь, которую следует попробовать, — это не выполнять слияние с новым документом, а слить прямо с принтером. Поскольку слияние почты по-прежнему требует интенсивного использования памяти, вы все равно можете заметить замедление во время слияния. В этом случае вы должны применить любой или все из следующих пунктов, которые обычно могут сэкономить память на ПК:

  • Перезагрузите компьютер непосредственно перед слиянием почты, чтобы все ресурсы памяти были доступны.

  • Отключите любую заставку в вашей системе. Таймер заставки и процедуры отображения занимают память. Также вы не хотите, чтобы он врезался во время слияния.

  • Отключите все обои в вашей системе. Вы также можете уменьшить цвета экрана и разрешение экрана.

  • Поскольку любое использование огромной памяти Windows приводит к записи информации на жесткий диск, регулярно запускайте сканирование диска и дефрагментацию.

  • Не делайте ничего больше на компьютере, пока он выполняет слияние; пока не открыты другие приложения.

  • Удалите программное обеспечение из папки автозагрузки или закройте их. Закройте все, что можно, из панели задач.

  • Уменьшите количество ярлыков на рабочем столе. Разложите их по папкам, если хотите, чтобы они оставались на рабочем столе.

Если после всех этих попыток вы все еще не можете быстро завершить слияние, вам нужно будет либо добавить больше памяти, либо объединить меньше записей. Другими словами, вместо одного слияния 20000 записей выполните десять слияний по 2000 записей каждое.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1304) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Speeding_Up_Mail_Merges [Ускорение слияния писем].