Роб разработал документ, содержащий таблицу Word, которая используется как форма для управления проектом. Две ячейки в таблице содержат раскрывающиеся списки альтернатив, использующих запись автотекста. На машине Роба выпадающие списки работают отлично. Когда он переносит документ на сетевой диск, чтобы он был доступен другим в его офисе, раскрывающийся список больше не доступен. Роб хотел бы, чтобы это работало на чужих машинах, и задается вопросом, в чем состоит фокус.

Уловка состоит в том, чтобы понять, что записи автотекста не хранятся в документах; они хранятся в шаблонах. Шаблон по умолчанию, в котором они хранятся, — это ваш шаблон Normal.dot. Поскольку этот шаблон доступен только на вашем компьютере, записи автотекста, необходимые для формы, доступны только на вашем компьютере, а не на других.

Решение состоит в том, чтобы создать новый шаблон, который будет использоваться вместе с вашим документом формы. Сохраните этот шаблон на сетевом диске и убедитесь, что к документу формы прикреплен этот шаблон (используйте Инструменты | Шаблоны и надстройки). Затем, когда вы сохраните необходимые для формы записи автотекста, сохраните их в специальном шаблоне.

Скорее всего, при создании записей автотекста вам нужно будет изменить то, как вы это делаете. Если вы привыкли выбирать Insert | Автотекст | Создать (или нажав Alt + F3) для определения записи, вы больше не сможете этого сделать. Это связано с тем, что появившееся диалоговое окно «Создать автотекст» не позволяет указать, где вы хотите сохранить запись автотекста; он всегда сохраняет его в Normal.dot.

Вместо этого выберите Вставить | Автотекст | Автотекст для создания новых записей автотекста. Откроется вкладка «Автотекст» диалогового окна «Автозамена».

Здесь вы можете легко определить записи, введя имя, а затем, используя раскрывающийся список Look-In, указать специальный шаблон, который вы прикрепили к документу. Когда вы нажимаете «Добавить», запись сохраняется в этом шаблоне, а не в Normal.dot.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (298) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Storing_Building_Block_Entries_with_a_Document [Сохранение записей стандартных блоков с документом].