Как только вы поймете разницу между работой автотекста и автозамены, вы сможете использовать эти инструменты, чтобы повысить продуктивность набора текста. Полезно помнить как о возможностях инструментов, так и о том, чего вы хотите достичь. Это поможет вам выбрать правильный инструмент для достижения желаемого результата.

Например, предположим, что вы работаете на правительство США, которое известно длинными названиями агентств и программ. Вы не хотите вводить все эти имена, но вы хотите, чтобы Word сделал это за вас. Ваша первая мысль — использовать Автотекст. Предположим, однако, что у вас есть четыре разные программы, каждая из которых начинается с текста «Жилье для коренных американцев». Если вы настроите записи автотекста для каждого из этих четырех имен программ, то автозаполнение не сработает, пока вы не пройдете неуникальную часть имен. Таким образом, вы в конечном итоге набираете больше, чем хотите.

В этой ситуации имеет смысл придумать какое-нибудь короткое слово, которое вы легко запомните. Например, предположим, что одно из названий программы — «Закон о жилищной помощи и самоопределении коренных американцев». Вы можете использовать такое имя, как «NAHA1», а затем настроить запись автозамены, которая автоматически расширяет это имя до полного имени программы по мере ввода. Другими словами, в данном конкретном случае автозамена помогает вам работать более продуктивно, чем автотекст.

В качестве примечания, вы не захотите использовать формальное сокращение программы в качестве сокращенного слова автозамены. Зачем? Потому что вы действительно можете захотеть использовать аббревиатуру (NAHASDA) в своих документах, а не автоматически расширять аббревиатуру с помощью автозамены. Решение состоит в том, чтобы использовать уникальное короткое имя, которое указывает на то, что вы хотите использовать более полное (и намного более длинное) имя программы.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1621) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.