Часто, когда вы составляете документ, вам нужно убедиться, что определенные ссылки согласованы. Например, вам может потребоваться указать конкретный допуск на единицу оборудования, и крайне важно, чтобы ссылки были точными и точными во всем документе.

Есть несколько способов справиться с этой ситуацией с помощью Word. Первый — использовать функцию слияния писем, другой — использовать закладки, третий — использовать поиск и замену, четвертый — использовать автотекст, а пятый — использовать свойства документа. Если в вашем документе есть только несколько ссылок, которые вам нужно обновлять при печати, вы можете настроить документ как документ слияния и использовать коды слияния для вставки правильного значения. Таким образом, вам нужно только изменить информацию в файле данных слияния, чтобы ссылки во всем готовом документе были точными.

Второй способ — использовать закладки. В этом методе вы должны выполнить следующие шаги:

  1. В первом экземпляре ссылки определите значение или текст как закладку. (Определение закладок подробно обсуждалось в предыдущих WordTips.)

  2. В следующий момент, когда вам понадобится то же значение или текст, вставьте поле, нажав Ctrl + F9.

  3. В поле введите REF _ [закладка] _, где _ [закладка] _ — это имя закладки, которую вы определили на шаге 1.

  4. Повторите шаги 2 и 3 для каждого вхождения значения или текста.

Если вы используете только что описанный метод создания закладок, убедитесь, что вы обновили поля перед печатью. Третий метод, который вы можете использовать, — это придумать своего рода сокращенную запись для значений или текста, которые вы хотите согласовывать. Например, вы можете придумать n45 как сокращение для 45000. Затем, когда вы закончите работу с документом, вы можете найти все экземпляры n45 и заменить их на 45 000.

Четвертый метод предполагает использование записей автотекста. Когда вы впервые используете значение или текст, назначьте его записи автотекста. (Записи автотекста обсуждались в предыдущем выпуске WordTips.) Например, вы можете назначить 45000 для имени автотекста n45. Затем, когда вы набираете n45, вы можете нажать F3, и имя расширится до полного числа. Чтобы обеспечить большую гибкость, вы можете обойти метод F3 и выполнить следующие действия:

  1. В первом экземпляре ссылки определите значение автотекста, как обычно.

  2. В следующий момент, когда вам понадобится то же значение или текст, вставьте поле, нажав Ctrl + F9.

  3. В поле введите AUTOTEXT _ [имя] _, где _ [имя] _ — это имя записи автотекста, которую вы определили на шаге 1.

  4. Повторите шаги 2 и 3 для каждого вхождения значения или текста.

Вы можете заметить, что эта серия шагов очень похожа на метод закладки. Преимущество использования автотекста таким образом заключается в том, что его можно легко обновить. Просто измените запись автотекста, обновите поля, и все экземпляры будут автоматически изменены во всем документе. Если вы используете подход F3, ваш автотекст не может быть обновлен автоматически.

Пятый (и последний) метод предполагает использование свойств документа. Большинство пользователей Word знают, что Word поддерживает ряд свойств ваших документов. Эти свойства включают такие вещи, как размер документа, время последнего обновления и т. Д. Вы также можете определить настраиваемые свойства, которые действуют как переменные для вашего документа. Чтобы определить настраиваемое свойство, выполните следующие действия:

  1. Выберите параметр «Свойства» в меню «Файл». Откроется диалоговое окно «Свойства».

  2. Щелкните вкладку Custom. (См. Рис. 1.)

  3. В поле Имя укажите имя, которое вы хотите связать с этим свойством. Это имя, которое вы позже будете использовать для ссылки на свойство в своем документе.

  4. В поле Тип выберите тип создаваемого вами свойства.

  5. В поле «Значение» укажите значение свойства.

  6. Щелкните по кнопке Добавить. Новое свойство появится в списке свойств в диалоговом окне.

  7. Щелкните ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства.

Теперь вы готовы использовать новое свойство документа в своем документе.

Вы делаете это примерно так же, как используете для этой же цели закладки и записи автотекста.

  1. Поместите курсор в то место, где вы хотите разместить ссылку.

  2. Вставьте поле, нажав Ctrl + F9.

  3. В поле введите DOCPROPERTY _ [имя] _, где _ [имя] _ — это имя свойства документа, которое вы ранее определили.

  4. Повторите шаги с 1 по 3 для каждого вхождения значения или текста.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (15) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.