Когда вы создаете свой основной документ слияния, вы используете поля слияния, чтобы указать, куда Word должен вставить информацию, которую он извлекает из вашего источника данных. Как только вы запустили процесс слияния (как описано в предыдущем совете), вы можете легко вставить соответствующие поля слияния. Опять же, как вы это делаете, зависит от вашей версии Word.

Если вы используете Word 97 или Word 2000, вы используете инструменты на панели инструментов «Слияние». Эта панель инструментов появляется автоматически всякий раз, когда вы открываете основной документ слияния, к которому прикреплен источник данных.

Вы будете использовать следующие две основные кнопки:

Insert Merge Field . * Эта кнопка позволяет вам выбрать по имени заголовка поля информацию, которая будет вставлена ​​в ваш готовый документ.

Например, если у вас есть поле с именем LastName в источнике данных, вы можете выбрать это поле, щелкнув мышью по кнопке «Вставить поле слияния».

Insert Word Field . * Эта кнопка позволяет вам размещать другие типы управляющих полей в вашем документе. Эти поля не представляют данные, а вместо этого управляют тем, как Word создает окончательный документ на основе информации в вашем файле данных. Например, вы можете вставить условное поле, которое будет проверять значение поля в вашем источнике данных и включать информацию только в том случае, если было выполнено определенное условие.

Если вы используете Word 2002 или Word 2003, вы выбираете, что включить, из вариантов, представленных на панели задач. Если вы хотите вставить поле слияния, щелкните ссылку «Другие элементы», чтобы увидеть, какие поля слияния доступны. На самом деле проще просто отобразить панель инструментов «Слияние» в Word 2002 или Word 2003, а затем использовать доступные там инструменты. Выберите «Панели инструментов» в меню «Вид», а затем выберите «Слияние».

Затем вы можете вставлять поля так же, как в Word 97 или Word 2000.

Лучший способ научиться использовать поля слияния — это поэкспериментировать. Попробуйте использовать разные поля и посмотрите, что получится. Таким способом можно немного узнать, и вы будете довольны полученными объединенными документами.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1370) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Using_Merge_Fields [Использование полей слияния].