Word устанавливает очень тесную связь между документами и шаблонами. Когда документ создается, он всегда основан на шаблоне.

Кроме того, вы можете прикреплять шаблоны к определенным документам, чтобы изменить стили и другие функции, доступные для этого документа.

Когда у вас открыт документ в Word, шаблон, прикрепленный к этому документу, также открывается программой. Это означает, что Word имеет немедленный доступ к информации в шаблоне, но также может создавать проблемы в сетевой среде. Нет ничего необычного в том, что шаблоны, необходимые многим рабочим, хранятся на сетевом диске. Таким образом, пользователи могут получить доступ к шаблону по сети.

Конечно, поскольку Word открывает шаблон, когда открыт документ, использующий этот шаблон, это означает, что один и тот же шаблон может быть открыт — автоматически — одновременно многими разными пользователями. Это не представляет реальной проблемы для Word, но может представлять проблему, если вы отвечаете за управление обновлениями шаблонов компании. Вы не можете открыть и изменить шаблон, если он используется кем-то еще, у кого есть открытый документ, использующий этот шаблон. Что делать?

Это обычная проблема, которая сводится к вопросу управления, а не к технологической проблеме. Администратор (лицо, отвечающее за шаблоны) не может принудительно отключить документ от шаблона. Это означает, что есть только два способа работы с шаблонами, которые нужно изменить.

Во-первых, вы можете сказать всем закрыть свои документы и выйти из Word, пока вы выполняете обновление. В зависимости от размера вашего отдела это может быть возможно. Однако, если у вас есть сотни пользователей, этот подход становится менее осуществимым, особенно если кто-то может находиться вдали от своего рабочего места с открытым документом в их системе. (Вам нужно будет подойти к их столу и вручную закрыть документ.)

Второе возможное решение — сохранить дубликаты шаблонов.

Эти дубликаты могут находиться на локальном или сетевом диске, доступ к которому есть только у вас. Имена дубликатов должны отличаться от имен общих шаблонов. Например, если у вас есть общий шаблон с именем BusLtr.dotm, у вас может быть дубликат MasterBusLtr.dotm.

Дублирующие шаблоны означают, что вы можете загружать и изменять дубликаты, а затем копировать измененный шаблон поверх общего шаблона в то время, когда он не используется. Например, вы можете прийти рано утром, до того, как компьютеры будут использоваться, и скопировать дубликат шаблона в общую папку (используя имя общего шаблона), чтобы шаблон был доступен для использования другими, когда они начнут приходить. офис.

Есть еще одно руководство по управлению, которое должно идти рука об руку с описанными выше процедурами: вы должны убедиться, что ваши общие шаблоны — те, что на сетевом диске — расположены в папке, доступной только для чтения. Таким образом, пользователи вашей сети не смогут вносить непреднамеренные или преднамеренные изменения в шаблоны. Как администратор шаблонов вы должны иметь возможность писать в папку, но другие не должны.

Таким образом, при обновлении копий шаблонов вы можете перемещать их в общую папку, доступную только для чтения, как уже было описано.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (284) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Word (Word 2007 и позже) здесь:

link: / wordribbon-Working_on_Shared_Templates [Работа с общими шаблонами].