Ронда работает в компании по написанию технических текстов, и они все время используют шаблоны Word. Однако есть две школы мысли о том, как создать шаблон: (1) Откройте документ Word и сохраните его как файл шаблона или (2) Если вы используете старую версию Word, перейдите в Файл | Новый | Мои шаблоны | Пустой шаблон | Создайте новый. Если вы используете более новую версию Word, выберите «Файл», а затем «Создать». Word отображает список шаблонов из коллекции шаблонов Office (вы также можете искать шаблоны в Интернете). Вы также можете выбрать шаблоны, которые уже были созданы, и перечислены на вкладке «Личные». Чтобы создать новый шаблон из личного списка, щелкните шаблон правой кнопкой мыши и выберите «Создать» в появившемся контекстном меню. Ронда считает второй путь лучшим, но не может объяснить почему. Она задается вопросом, есть ли разница между двумя маршрутами.

То, что описывает Ронда, типично для выполнения многих задач в Word:

Возможность прибыть в один и тот же пункт назначения по разным маршрутам.

Однако существует возможность внесения тонких различий в конечный продукт в зависимости от его назначения.

Когда вы используете первый маршрут, описанный Рондой (с помощью «Сохранить как», чтобы повысить статус документа до шаблона), тогда все в этом документе переносится вместе с продвижением. Это означает, что любые стили в исходном документе сохраняются в шаблоне, любой текст, включая текст, который легко пропустить, например, в верхних и нижних колонтитулах, и, возможно, любые повреждения внутренних указателей, поддерживаемых Word.

Именно эта последняя возможность является наиболее сложной для маршрута «Сохранить как». Риск может быть небольшим, но он все же присутствует, и его следует учитывать. Этого риска нет, если вы воспользуетесь вторым подходом Ронды.

Один из способов легко увидеть разницу — взять обычный документ, вырезать весь текст и графику, удалить все макросы, а затем использовать «Сохранить как», чтобы сохранить его как шаблон. Затем используйте второй подход Ронды для создания нового пустого шаблона. Выйдите из Word и сравните размеры файлов двух шаблонов. Скорее всего, вы обнаружите, что шаблон, созданный первым способом, имеет больший размер файла, чем второй шаблон. Почему он должен быть больше? Наиболее вероятная причина в том, что шаблон «Сохранить как» несет в себе закулисный багаж, которого нет во втором шаблоне.

Однако есть третий подход, о котором Ронда не упоминает. Такой подход сводит к минимуму возможность постороннего скрытого багажа и риск коррупции, но позволяет вам начать с «известного количества» для ваших шаблонов. Сначала откройте новый документ из чистой копии вашего шаблона Normal. Используйте Органайзер, чтобы удалить из копии все, что вам не нужно. (Хорошая идея — удалить все стили из новой копии, в том числе попытаться удалить встроенные стили Microsoft.) Сохраните эту «чистую» копию в качестве шаблона. Затем вы можете использовать Организатор для передачи стилей и макросов обратно в шаблон, чтобы получить конечный результат.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13343) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.