Word предоставляет огромное количество ярлыков, с которыми он работает довольно хорошо.

При выполнении слияния вы можете настроить автоматическое форматирование данных для печати на любой из этикеток, поддерживаемых Word. При объединении Word заполняет метки слева направо и сверху вниз. Например, если вы печатаете на трех этикетках по ширине, Word размещает данные на трех этикетках в первой строке, прежде чем перейти ко второй.

Но что, если вы хотите, чтобы порядок заполнения ярлыков был другим? Например, что, если вы хотите, чтобы первый столбец меток был заполнен (сверху вниз), прежде чем Word перейдет ко второму столбцу?

В Word нет настройки или функции, позволяющей указать «порядок заполнения» для этикеток при слиянии писем. Однако есть несколько способов справиться с этой ситуацией.

Прежде всего, вы можете начать с источника данных и просто изменить порядок информации в источнике данных. Если вашим источником данных является таблица Word или книга Excel, это довольно просто. Если вы используете Access в качестве источника данных или если количество записей в вашем источнике данных очень велико, то использование этого обходного пути может быть непрактичным, утомительным или невозможным.

Другое возможное решение — вручную перестроить документ, в который вы объединяете метки. Когда вы выбираете, чтобы Word создавал документ слияния, и вы сообщаете Word, что вы печатаете на этикетках, Word создает таблицу, которая представляет внешний вид этикеток на распечатанной странице. Затем эта таблица заполняется с использованием информации из источника данных. Если у вас есть навыки форматирования документов и создания таблиц, вы можете изменить объединенный документ. Вместо того, чтобы полагаться на таблицу, созданную Word, вы можете создать свою собственную таблицу в документе с несколькими столбцами.

Например, предположим, что вы хотите печатать на стандартных адресных этикетках с тремя поперечинами. Обычно Word создает таблицу из трех столбцов в ширину и десяти строк в глубину. По сути, вы можете сделать то же самое, используя инструмент «Столбцы» на вкладке «Макет» ленты, чтобы создать на странице три столбца. (Это запоминаются не столбцы таблицы, а столбцы страницы.)

Затем создайте таблицу шириной в один столбец и глубиной в тридцать строк. Таблица будет заключена в столбцы страницы и должна оставаться на одной странице. Если вы отрегулируете ячейки таблицы до нужного размера и установите правильную ширину столбцов страницы, ваши ярлыки будут объединены и напечатаны сверху вниз и слева направо, как вам нужно.

Более простой способ выполнить это решение (чем начинать документ с нуля) — выполнить следующие общие шаги:

  1. Создайте документ слияния для своих этикеток, как обычно.

Не объединяйте данные; просто создайте документ слияния.

  1. Выделите все столбцы таблицы, кроме первого. Например, если таблица Word, созданная для меток, имеет три столбца, выберите второй и третий столбцы.

  2. Удалите столбцы. Теперь у вас должна получиться таблица, в которой остался только один столбец.

  3. Используйте инструмент «Столбцы» на вкладке «Макет» ленты (выберите «Дополнительные столбцы»), чтобы указать, сколько столбцов вы хотите использовать для своей страницы. (Убедитесь, что вы установили достаточно маленькое расстояние между столбцами.)

  4. Выделите вторую строку в таблице и нажмите Ctrl + C. Это копирует строку в буфер обмена.

  5. Нажмите Ctrl + V, чтобы вставить строку. Продолжайте нажимать Ctrl + V, чтобы вставить дополнительные строки, пока не получите полную страницу с ярлыками.

Следуя этим шагам, единственное, что вам нужно сделать, это отрегулировать интервал между столбцами, чтобы ваши этикетки печатались с правильным интервалом по горизонтали на странице.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (8338) относится к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Changing_Label_Printing_Order [Изменение порядка печати этикеток].