Мартин недавно получил от группы юристов своей компании список фраз, которые им не нравится видеть в документах, которые создает компания.

Например, в большинстве случаев фраза «решение будет» должна быть вместо этого «решение предназначено для». Мартин интересуется, есть ли способ автоматически проверять и отмечать этот новый список фраз в Word, возможно, с помощью средства проверки грамматики.

К сожалению, программа проверки грамматики этого не сделает. В Word просто нет возможности добавлять собственные фразы, чтобы программа проверки грамматики могла их «проверять».

Тем не менее, похоже, что вам могут понадобиться два решения — одно, которое будет задействовано при создании новых документов, а другое, которое можно использовать для проверки существующих документов. Решение «по мере написания» на самом деле довольно простое — все, что вам нужно сделать, это использовать автозамену, чтобы автоматически изменять оскорбительные фразы.

  1. Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку «Office», а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Параметры».)

  2. Щелкните Проверка в левой части диалогового окна.

  3. Щелкните Параметры автозамены. Word отображает диалоговое окно «Автозамена».

(См. Рис. 1.)

  1. В поле «Заменить» введите оскорбительную фразу.

  2. В поле С введите предпочтительную фразу.

  3. Щелкните кнопку Добавить.

  4. Повторите шаги с 4 по 6 для каждой из оставшихся оскорбительных фраз.

  5. Щелкните Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.

Теперь, когда вы вводите текст в документе, всякий раз, когда вводится оскорбительная фраза и нажимается пробел или знак препинания после этой фразы, Word автоматически заменяет фразу предпочтительной фразой.

Конечно, автозамена не поможет ни с существующими документами, ни, если блоки текста скопированы из других документов и вставлены в текущий документ. В таких случаях вам нужен другой подход. Самый простой — использовать возможности Word «Найти и заменить», чтобы найти оскорбительную фразу и решить, хотите ли вы заменить ее на предпочтительную фразу. Это может отлично сработать, если вам нужно исправить всего несколько фраз.

Если ваш список фраз значительно длиннее, вы можете рассмотреть возможность использования макроса для обозначения нарушений. Вот простой подход.

Sub ReplacePhrases()

Dim sBadPhrase(19) As String     Dim sGoodPhrase(19) As String     Dim iCount As Integer     Dim J As Integer

iCount = 6   ' Set to number of phrases

sBadPhrase(1) = "first offensive phrase"

sBadPhrase(2) = "second offensive phrase"

sBadPhrase(3) = "third offensive phrase"

sBadPhrase(4) = "fourth offensive phrase"

sBadPhrase(5) = "fifth offensive phrase"

sBadPhrase(6) = "sixth offensive phrase"



sGoodPhrase(1) = "first preferred phrase"

sGoodPhrase(2) = "second preferred phrase"

sGoodPhrase(3) = "third preferred phrase"

sGoodPhrase(4) = "fourth preferred phrase"

sGoodPhrase(5) = "fifth preferred phrase"

sGoodPhrase(6) = "sixth preferred phrase"



For J = 1 to iCount         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Replacement.ClearFormatting             .Text = sBadPhrase(J)

.Replacement.Text = sGoodPhrase(J)

.Forward = True             .Format = False             .MatchWholeWord = False             .MatchCase = False             .MatchWildcards = False             .Wrap = wdFindContinue         End With         Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     Next J End Sub

Этот макрос выполняет массовую замену значений, хранящихся в массиве sBadPhrase, фразами, хранящимися в массиве sGoodPhrase. Все, что вам нужно сделать, это настроить массивы с вашими фразами и изменить iCount так, чтобы оно было равно количеству фраз, которые вы определили.

(Если вы наберете более 19 фраз, вам также потребуется изменить объявление двух массивов, чтобы они были достаточно большими.)

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (5140) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.