Мария задается вопросом, как лучше всего скопировать стили из одного документа в другой.

Звучит как простой вопрос, правда? Ну не совсем. Как видите, Word предоставляет несколько способов копирования стилей из одного документа в другой. Что касается того, какой из этих методов является «лучшим», это зависит от того, какой из них вы сочтете самым простым. Имея это в виду, я хочу взглянуть на те «несколько способов», которые я упомянул.

Использование копирования и вставки

Если у вас есть только несколько стилей для копирования из одного документа в другой, простой способ сделать это — использовать инструменты редактирования, с которыми вы уже знакомы. Просто откройте исходный и целевой документы и убедитесь, что оба они видны на экране одновременно. (Вы, вероятно, могли бы это понять, но исходный документ — это тот документ, из которого вы хотите скопировать стили, а целевой документ — это тот, в который вы хотите скопировать их.)

Теперь выберите абзац в исходном документе, к которому вы уже применили стиль, который хотите скопировать. Когда вы выбираете абзац, убедитесь, что вы добавили маркер конца абзаца в конец абзаца. (Это важно.) Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать абзац в буфер обмена.

Переключитесь на целевой документ и поместите точку вставки где-нибудь в документе, чтобы вы ничего не испортили в документе. (Я часто перехожу к концу документа и несколько раз нажимаю Enter, затем один или два раза нажимаю стрелку вверх.) Теперь нажмите Ctrl + V. Содержимое буфера обмена — абзац, который вы скопировали из исходного документа — вставляется в целевой документ. Word также вставляет стиль в целевой документ.

На этом этапе вы можете удалить только что вставленный абзац (не нажимайте Ctrl + Z — вам действительно нужно удалить абзац). Даже если вы удалите его, стиль останется в документе.

Вы должны знать, что использование копирования и вставки не является хорошим подходом, если стили, которые вы хотите скопировать, являются встроенными стилями в Word или если стиль, который вы хотите скопировать, уже существует в целевом документе. В этих случаях Word фактически не копирует стиль — вставленный текст принимает стиль, уже определенный в целевом документе.

Использование Format Painter

Вы не поверите, но вы можете использовать старый добрый Format Painter (на вкладке «Главная» ленты) для копирования стилей из одного документа в другой. Основная идея состоит в том, что вы выбираете что-то, отформатированное с желаемым стилем в исходном документе, щелкаете Format Painter, переключаетесь на целевой документ и, наконец, щелкаете по тексту, который хотите использовать в этом стиле.

Проблема в том, что этот метод нужно использовать осторожно. Видите ли, как он себя ведет, зависит от того, какое форматирование вы хотите нарисовать.

  • Если все, что вы выбрали в исходном документе, использует стиль, которого нет в целевом документе, то стиль, связанный с этим исходным выбором, копируется в целевой документ. (Круто!)

  • Если все, что вы выбрали в исходном документе, использует стиль, который уже есть в целевом документе, то форматирование исходного текста копируется во все, что вы выбрали в целевом документе, но стиль не обновляется. Другими словами, форматирование копируется и «раскрашивается»,

но стиль цели остается неизменным. (Не круто!)

Суть в том, что вы должны быть очень осторожны, используя этот метод, иначе вы не получите ожидаемых результатов.

Сохранение в виде шаблона

В Word шаблон — это документ, хранящийся в специальном формате, который используется в качестве шаблона для новых документов. Шаблоны чаще всего содержат стили, а иногда и макросы, которые вы хотите использовать в другом документе. Если вы хотите использовать все стили из одного документа в другом документе, вы можете использовать следующие общие шаги:

  1. Сделайте копию исходного документа. (Вы делаете это, потому что не хотите рисковать испортить свой оригинал.)

  2. Откройте копию исходного документа в Word. (У вас не должно быть никаких других открытых документов.)

  3. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все в документе.

  4. Нажмите клавишу Delete, чтобы удалить все, что вы выбрали. (Вам не нужен текст; вас интересуют только стили. Стили остаются в документе даже после удаления текста, который может использовать эти стили.)

  5. Нажмите F12. Word отображает диалоговое окно «Сохранить как».

  6. В списке «Тип файла» выберите «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов», в зависимости от того, содержит ли исходный файл макросы или нет.

  7. В поле «Имя файла» введите имя для своего шаблона. Возможно, вы захотите, чтобы это имя отличалось от исходного имени вашего исходного документа.

  8. Щелкните кнопку Сохранить. Вы создали свой шаблон.

  9. Откройте целевой документ.

  10. Отобразите ссылку: / wordribbon-Displaying_the_Developer_Tab [вкладка разработчика] на ленте.

  11. Щелкните инструмент Шаблон документа в группе Шаблоны. Word отображает диалоговое окно «Шаблоны и надстройки». (См. Рис. 1.)

  12. Нажмите кнопку «Присоединить». Word отображает диалоговое окно «Присоединить шаблон». (Хотя оно называется по-другому, оно очень похоже на стандартное диалоговое окно «Открыть».)

  13. Используйте элементы управления в диалоговом окне, чтобы найти и выбрать шаблон, который вы создали ранее, на шаге 8.

  14. Щелкните «Открыть». Диалоговое окно «Присоединить шаблон» исчезнет, ​​а имя выбранного вами шаблона появится в поле «Шаблон документа».

  15. Установите флажок «Автоматически обновлять стили документа», чтобы убедиться, что стили в шаблоне применяются к вашему документу.

  16. Щелкните ОК.

На этом этапе целевой документ по существу использует все те же стили, что и в исходном документе. Кроме того, любые стили, которые были в исходном документе, но не используются в целевом документе, доступны для будущего использования в целевом документе.

Некоторым этот подход может показаться немного экстремальным, но если вам нужно использовать стили из исходного документа с множеством различных целевых документов, это может быть отличным способом продолжить. (В этом случае вам нужно только повторить шаги с 9 по 16 для каждого из ваших целевых документов.)

Использование Организатора

Word предоставляет удобный инструмент, который можно использовать для копирования стилей или макросов из одного документа в другой. Этот инструмент, называемый «Организатор», существует уже некоторое время и несколько раз изменялся в зависимости от того, что он будет делать.

Одна вещь, которая осталась неизменной во всех версиях Word (по крайней мере, до сих пор — вы никогда не можете точно сказать с Microsoft, что они будут делать), это его способность управлять стилями.

Есть несколько способов отобразить Организатор. Вот один из способов:

  1. Откройте вкладку «Главная» на ленте.

  2. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы стилей. Word отображает область задач «Стили» в правой части окна.

  3. Нажмите кнопку «Управление стилями» в нижней части панели задач. (Это третья из трех доступных кнопок. Наведите указатель мыши на кнопки, и вы легко найдете кнопку «Управление стилями».)

Word отображает диалоговое окно «Управление стилями».

  1. Нажмите кнопку «Импорт / экспорт» в нижнем левом углу диалогового окна.

  2. Откройте вкладку «Разработчик» на ленте.

  3. Щелкните инструмент Шаблон документа в группе Шаблоны. Word отображает диалоговое окно «Шаблоны и надстройки».

  4. Нажмите кнопку «Органайзер» в нижнем левом углу диалогового окна.

Концепция Организатора заключается в том, что вы можете открыть документ или шаблон как с левой, так и с правой стороны Организатора, а затем перемещать стили между ними. При первом запуске Организатора вы заметите, что в левой части диалогового окна находится документ, над которым вы работали, когда запускали Организатор, а в правой части — другой документ — это может быть ваш обычный шаблон или это может быть другой открытый вами документ. (См. Рис. 2.)

image

Рисунок 2. Вкладка «Стили» в Организаторе.

Вы должны убедиться, что ваш исходный документ или шаблон (тот, из которого вы хотите скопировать стили) открыт слева, а целевой документ или шаблон (тот, в который вы хотите скопировать стили, открыт справа. . Если это не так, вы можете нажать соответствующую кнопку «Закрыть», а затем нажать кнопку «Открыть», чтобы найти и открыть требуемый источник или цель. (Когда вы нажимаете кнопку «Закрыть», она превращается в кнопку «Открыть».

Расположив исходный документ слева и целевой документ справа, найдите стили, которые вы хотите скопировать из исходного документа, и создайте набор для выбора этих стилей. Вы делаете это, щелкнув первый стиль а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкаете по другим стилям.

На этом этапе кнопка «Копировать» (между левой и правой сторонами диалогового окна) должна «указывать» на справа, где находится ваш целевой документ. Нажмите кнопку и стили в вашем Набор лекций будет скопирован в цель. Вас могут спросить, действительно ли вы хотите скопировать некоторые из стилей (например, любые выбранные вами встроенные стили), но стили будут скопированы в целевой объект.

Когда вы закончите копирование всех стилей, которые хотите скопировать, вы можете закрыть Организатор.

Использование макроса

При желании вы также можете использовать макрос для копирования стилей из одного документа в другой. Это хороший подход, когда вам нужно скопировать много стилей или вы хотите скопировать только те стили, имена которых соответствуют определенному шаблону.

Например, предположим, что у вас есть набор стилей, которые вы создали для использования в своей компании. Название каждого из этих стилей начинается с текста «ABCorp», поэтому у вас есть такие стили, как «ABCorp Body»,

«ABCorp Indent» и т. Д. Для копирования можно использовать макрос, подобный следующему:

Sub CopyStyles()

Dim sSourceText As String     Dim sTargetText As String     Dim dSource As Document     Dim dTarget As Document     Dim d As Document     Dim s As Style     Dim sTemp As String     Dim J As Integer

sSourceText = InputBox("Source document?")

sTargetText = InputBox("Target document?")



For Each d In Documents         If d.Name = sSourceText Then             Set dSource = d         ElseIf d.Name = sTargetText Then             Set dTarget = d         End If     Next d

sTemp = ""

J = 0     If dSource Is Nothing Then         sTemp = "Source document doesn't exist. No action."

End If     If dTarget Is Nothing Then         sTemp = "Target document doesn't exist. No action."

End If     If sTemp = "" Then        On Error Resume Next        For Each s In dSource.Styles             If s.Type = wdStyleTypeParagraph And Left(s.NameLocal, 6) = "ABCorp" Then                 Application.OrganizerCopy Source:=dSource.FullName, _                   Destination:=dTarget.FullName, Name:=s.NameLocal, _                   Object:=wdOrganizerObjectStyles                 J = J + 1             End If         Next s         sTemp = "Copied " & J & " styles to " & sTargetText     End If     MsgBox sTemp End Sub

Для запуска макроса источник и цель должны быть уже открыты. Если вы правильно введете имена для каждого из документов (не забудьте указать расширение имени файла, например «MyDoc.docx»), то макрос вернет количество скопированных стилей. В противном случае он сообщит вам о любых ошибках при поиске исходного или целевого документов.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (4628) относится к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016.