Джастин составляет документ, в котором много ссылок, которые выглядят как «ABC 12:34», и он хочет создать индексные записи для всех из них.

Он может использовать подстановочные знаки в Find и Replace, чтобы найти эти ссылки, но он не смог найти способ создать запись индекса для каждого найденного экземпляра.

Один из способов создания нужного индекса — полагаться на то, что Microsoft называет «файлом согласования». Это не что иное, как список вещей, которые вы хотите проиндексировать, и указание того, как вы хотите их проиндексировать. Затем Word использует файл соответствия в качестве руководства при добавлении записей указателя в ваш основной документ.

Давайте сначала посмотрим на файл соответствия. Он построен очень просто и не содержит ничего, кроме одной таблицы с двумя столбцами. В левом столбце в каждой строке должен быть указан другой термин, который вы хотите проиндексировать в своем основном документе. В случае Джастина ему нужно будет перечислить каждую уникальную комбинацию «ABC 12:34». В правом столбце каждая строка будет содержать запись индекса, требуемую для термина слева. Во многих случаях это может означать, что правый столбец просто повторяет то, что находится в левом, но это не обязательно, если вы хотите указать другую формулировку для записи указателя или хотите включить подстатью. (Если вы хотите подстатью, вы должны использовать основную запись индекса, за которой следует двоеточие, а затем подстатью.)

Когда файл соответствия будет завершен, сохраните его. Теперь вы можете открыть свой основной документ и выполнить следующие действия:

  1. Откройте вкладку «Ссылки» на ленте.

  2. Рядом с правой стороной ленты в группе Указатель щелкните инструмент Вставить указатель. Word отображает диалоговое окно «Указатель». (См. Рис. 1.)

  3. Щелкните кнопку AutoMark. Word отображает диалоговое окно, очень похожее на стандартное диалоговое окно «Открыть».

  4. Используйте инструменты в диалоговом окне, чтобы найти и выбрать созданный вами файл соответствия.

  5. Щелкните Открыть.

Это оно; Word использует содержимое файла соответствия в качестве руководства для добавления записей указателя в ваш основной документ. Когда это будет сделано, вы можете вставить свой индекс в любое место.

Одна вещь, которую я считаю полезной, когда я собираюсь позволить Word выполнить какую-то массовую операцию с документом, — это на самом деле убедиться, что у меня есть дополнительная копия документа. Таким образом, перед тем, как применить файл соответствия с помощью описанных выше шагов, вы можете сделать копию своего неизмененного документа. Это просто меры предосторожности на случай, если я лично что-то напортачил в файле согласования.

Если вы не хотите идти по пути создания файла согласования, вы можете использовать макрос для добавления записей указателя. Это пример:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

Макрос переходит к началу документа и находит первый экземпляр того, что находится в переменной sFindPattern. Как показано выше, переменная содержит шаблон — три буквы, за которыми следует пробел, затем две цифры, двоеточие и две цифры. (Это шаблон, который указал Джастин.) Если совпадение найдено, то создается запись индекса, соответствующая всему, что было найдено. Запись указателя вставляется в документ, а затем ищется следующее вхождение шаблона. Это повторяется для каждого экземпляра шаблона в документе.

Макро-подход — это больше метод грубой силы для создания записей индекса. Это потому, что это не так гибко, как использование файла согласования; он не обрабатывает создание записей индекса, которые отличаются от того, что вы ищете, и не обрабатывает подстатьи.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13674) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.